Si vous gérez une agence de voyages, il est probable que vous ayez consulté des outils sur Google pour vous aider à gérer vos réservations, et peut-être que Calendly est apparu. Il est élégant, facile à utiliser et promet de simplifier la planification. Mais voici le hic : Calendly est-il conçu pour les visites et les activités, ou s'agit-il simplement d'un calendrier glorifié ?
D'un autre côté, il existe un logiciel de réservation de visites dédié, conçu pour les voyagistes, doté de fonctionnalités telles que les dérogations automatisées, la gestion des ressources, l'intégration des paiements, etc. Alors, comment choisir entre un outil de planification général tel que Calendly et une solution spécialement conçue pour les visites ?
Dans cet article, nous allons détailler les principales différences, examiner des cas d'utilisation concrets et vous aider à déterminer quel outil convient le mieux à votre entreprise, et pas seulement à votre calendrier.
Qu'est-ce que Calendly ?
Calendly est un outil de planification en ligne conçu pour permettre de réserver des réunions rapidement et sans tracas. À la base, il aide les particuliers et les entreprises à automatiser les allers-retours liés à la recherche d'une heure de réunion. Il suffit aux utilisateurs de définir leurs préférences de disponibilité, de partager un lien personnalisé et de laisser les autres choisir l'heure qui leur convient, le tout sans devoir passer par le ping-pong par e-mail.
Il s'intègre parfaitement à des outils tels que Google Agenda et Outlook, synchronise vos calendriers en temps réel et vous permet de créer des règles personnalisées pour la disponibilité, les durées de mémoire tampon et les types de réunions. Que vous organisiez des appels individuels, des réunions d'équipe ou des rendez-vous avec des clients, Calendly rationalise le processus du début à la fin.
Qui utilise Calendly ?
Calendly est largement utilisé par :
- Les équipes commerciales gèrent les événements programmés
- Les recruteurs mettent en place des entretiens
- Consultants proposant des rencontres individuelles
- Les équipes du service client rationalisent l'intégration
Mais voici le hic : gérer une agence de voyages, ce n'est pas comme organiser une réunion virtuelle rapide.
Les réservations de visites impliquent la billetterie, les paiements, les événements de groupe et la gestion des capacités. Voyons en quoi Calendly ne répond pas aux attentes des tour-opérateurs.
Les limites de Calendly pour les voyagistes
Calendly est idéal pour planifier des réunions simples, mais vous gérez une entreprise de voyages ? C'est un tout autre jeu de balle. Bien que cela puisse sembler une solution rapide pour gérer les réservations, Calendly ne dispose pas de nombreuses fonctionnalités essentielles dont les voyagistes ont besoin pour fonctionner efficacement, augmenter leurs revenus et offrir une expérience client fluide.
Voici où Calendly commence à ne pas être à la hauteur :
1. Pas de gestion de billetterie ou de réservation
Calendly permet aux clients de réserver un créneau horaire, mais c'est là que la fonctionnalité s'arrête. Il n'émet pas de billets numériques ni de confirmations adaptées aux visites.
Il n'y a aucun moyen de :
- Attribuez des références de réservation ou des codes QR
- Suivez la fréquentation ou enregistrez les invités
- Surveillez la capacité des visites ou clôturez automatiquement les visites complètes
Pour les opérateurs qui organisent plusieurs visites par jour, voire une seule expérience très demandée, ce manque de visibilité et de contrôle peut entraîner de graves problèmes opérationnels.
2. Options de réservation de groupe et de plusieurs jours limitées
Calendly propose une fonction « Événement de groupe », qui permet à plusieurs personnes de réserver le même créneau horaire, mais elle présente des limites majeures pour les visites :
- No reservation of group under a same name : Un parent qui réserve pour sa famille de quatre personnes ? Nan. Chaque personne doit réserver séparément.
- Aucun moyen de suivre la taille des groupes : Vous ne pouvez pas faire la différence entre les voyageurs en solo, les couples ou les grands groupes, ce qui complique la planification et la dotation en personnel.
- Aucune prise en charge pour les itinéraires de plusieurs jours ou les événements récurrents : Si votre visite s'étend sur plusieurs jours ou se répète chaque semaine, Calendly n'est pas conçu pour la gérer.
- Pas de contrôle automatique de la capacité par groupe : Vous devrez gérer le nombre de clients manuellement, ce qui peut entraîner des erreurs de surréservation.
3. Traitement des paiements de base sans flexibilité
Calendly propose des intégrations de paiement avec Stripe et PayPal, mais c'est simple et convient mieux aux indépendants qu'aux voyagistes. Voici ce qui manque :
- Options de tarification échelonnée : Impossible de proposer des tarifs différents pour les adultes, les enfants, les personnes âgées ou les habitants
- Ventes incitatives et modules complémentaires : Vous ne pouvez pas laisser les clients ajouter des extras tels que le déjeuner, la location de matériel ou le transport lors du paiement
- Pas de code promotionnel ni de logique de réduction : Vous ne pouvez pas gérer les ventes, la tarification anticipée ou le suivi des affiliés
- Absence de politiques d'annulation et de remboursement flexibles : Tout doit être géré manuellement
Cela limite votre capacité à développer votre activité, à proposer des expériences de vente incitatives et à répondre aux attentes des clients en matière de transactions en ligne fluides.
4. Aucune intégration OTA (agence de voyages en ligne)
Les voyagistes font souvent appel à des agences de voyages en ligne comme Viator, GetYourGuide et Airbnb Experiences pour générer des réservations et toucher un public mondial. Mais Calendly ne s'intègre à aucun d'entre eux.
Cela signifie que :
- Vous passez à côté d'une visibilité précieuse et de réservations sur les principales plateformes de voyage
- Vous ne pouvez pas gérer la disponibilité sur plusieurs canaux à partir d'un seul tableau de bord central
- Vous courez un risque plus élevé de doubles réservations sans inventaire synchronisé
Conclusion : Calendly n'est pas conçu pour les agences touristiques
Bien que Calendly soit un outil solide pour les consultants, les coachs et les équipes commerciales qui ont besoin de planifier des réunions, il ne dispose tout simplement pas de l'infrastructure nécessaire pour prendre en charge une opération de tournée. Il ne dispose pas des outils spécialisés dont vous avez besoin pour :
- Gère la disponibilité et la capacité sur plusieurs tournées
- Gérez les réservations avec différents niveaux de tarification et tailles de groupe
- Automatisez la billetterie, les dérogations et les communications
- Connectez-vous à OTA et développez votre clientèle
Si vous voulez vraiment gérer une entreprise de voyages, vous aurez besoin de bien plus qu'un simple calendrier : vous avez besoin d'un moteur de réservation complet conçu pour le tourisme.
Pourquoi les tour-opérateurs ont besoin d'un système de réservation dédié
Gérer une entreprise de voyages ne se limite pas à la planification : il s'agit de gérer la taille des groupes, les paiements, les annulations et les promotions, tout en veillant à la satisfaction des clients. Les outils de base tels que Calendly ne sont pas conçus pour cela.
Un système de réservation dédié est bien plus qu'un calendrier : c'est une solution commerciale complète qui automatise les tâches, rationalise les opérations et offre une expérience fluide pour vous et vos clients.
Voici pourquoi c'est important :
1. Une page de réservation fluide pour les clients
Les premières impressions comptent. Une page de réservation conviviale et d'aspect professionnel facilite la décision de réserver, et c'est exactement ce que propose un logiciel de réservation de circuits.
Avec un système comme Billetterie Center, le processus est rationalisé du début à la fin :
- Les clients peuvent parcourez vos visites disponibles—complet avec photos, descriptions, disponibilité et prix
- Ils sélectionnez une date et une heure, choisissez le nombre d'invités, ajoutez des options supplémentaires et pay in line—the all in a one times
- Ils reçoivent un e-mail de confirmation instantanée, avec des billets numériques, des instructions de réunion et des informations de contact
Aucune redirection. Aucune confusion. Il s'agit simplement d'une expérience de marque fluide qui renforce la confiance et encourage les réservations répétées.
2. Billetterie intelligente et gestion des capacités
Calendly vous permet peut-être de fixer une limite de rendez-vous, mais c'est là que tout s'arrête. Un système de réservation dédié vous permet achevée control de la disponibilité et du flux d'invités :
- Tickets numériques avec codes QR scannables pour des enregistrements rapides et sans contact
- Mises à jour de l'inventaire qui suppriment automatiquement les dates de rupture de stock et empêchent les surréservations
- Listes d'attente automatisées qui avertissent les clients intéressés lorsque des places sont disponibles
Que vous organisiez des visites à pied, des locations de bateaux, des jeux d'évasion ou des dégustations de plats, ce niveau de contrôle vous permet d'offrir une expérience client fluide à chaque fois.
3. Gère les réservations de groupe et de plusieurs jours comme un pro
La plupart des réservations de visites ne sont pas des aventures en solo, mais des voyages en famille, en groupe d'amis ou en entreprise. Votre système de réservation doit prendre en charge la façon dont les personnes réelles voyagent. Cela signifie :
- Group reservations in the frame of a single reservation (plus besoin d'obliger chaque client à réserver séparément !)
- Flexible Capacités and Minimal Participants Parameters pour les visites privées et publiques
- Prise en charge des itinéraires de plusieurs jours, idéal pour les retraites, les escapades de week-end ou les forfaits de voyages guidés
- Tarification échelonnée pour adultes, enfants, personnes âgées ou locaux
Ces options vous permettent de toucher un public plus large et de réaliser plus de ventes sans compliquer vos opérations.
4. Traitement avancé des paiements et remboursements
Les visites sont proposées avec une gamme de scénarios de tarification et votre système de réservation devrait tous les gérer facilement. Contrairement aux outils de base, un logiciel dédié vous permet de :
- Acceptez les dépôts ou les paiements fractionnés pour garantir les réservations à prix élevé
- Offrez une assistance multidevises aux voyageurs internationaux
- Automatisez les calculs de la taxe de vente/de la TVA en fonction de la localisation
- Mettez en place des politiques d'annulation et de remboursement personnalisées qui protègent votre entreprise
De plus, grâce aux intégrations pour Stripe, Square et PayPal, les clients peuvent payer comme ils le souhaitent : carte de crédit, portefeuille ou même Apple Pay.
5. Vendez plus grâce à l'OTA et à la gestion des chaînes
Vous voulez toucher plus de voyageurs sans passer la journée à mettre à jour vos calendriers ? Les systèmes de réservation de visites tels que TicketingHub se connect directement aux OTA tels que :
- Viator/ Tripadvisor
- Obtenez votre guide
- Booking.com
- Airbnb Exerences
Ces intégrations synchronisent votre disponibilité en temps réel sur toutes les plateformes, garantissant ainsi :
- Pas de double réservation
- Aucune mise à jour manuelle
- Davantage de réservations provenant de nouveaux publics
Vous vendez une fois et votre système s'occupe du reste.
6. Des informations commerciales pour vous aider à vous développer
Qu'est-ce qui se vend bien ? Qu'est-ce qui a besoin d'une promotion ? Qui sont tes clients ?
Un système de réservation dédié transforme vos données en informations grâce à des outils de reporting intégrés qui suivent :
- Reservation trends by season, day of the week or marketing source
- Depomical data of the Clientèle, y compris la localisation et le comportement de réservation
- Complémentaires sales, afin que vous puissiez voir quels extras (comme les repas, le transport ou les surclassements) méritent d'être proposés
- Conversion rate sur différents canaux de vente ou pages touristiques
Ce type de données vous aide à prendre des décisions plus intelligentes, par exemple quand organiser des promotions, ajuster les prix ou élargir vos offres.
Quand est-ce que l'utilisation de Calendly est judicieuse ?
Y a-t-il des situations dans lesquelles Calendly travaille pour une agence de voyages ? Peut-être, mais uniquement dans des cas très spécifiques :
- Si vous proposez des expériences privées et ponctuelles avec seulement quelques invités.
- Si vous n'avez pas besoin de billetterie, de paiements ou de suivi de capacité.
- Si vos réservations proviennent de demandes directes plutôt que d'Ota.
Mais voici la réalité : une fois que vous commencez à grandir, les limites de Calendly vous ralentiront. Vous passerez plus de temps à résoudre les problèmes qu'à gérer votre entreprise.
Conclusion : Calendly et logiciel de réservation de circuits touristiques : lequel convient le mieux à votre entreprise de voyages ?
Si vous gérez une agence de voyages, vous avez besoin de bien plus qu'un simple moyen de planifier l'heure : vous avez besoin d'une solution de réservation complète. Bien que Calendly soit idéal pour organiser des réunions, il ne suffit pas de gérer les billets, les réservations de groupe, les paiements et les canaux de vente tiers.
Un système de réservation de visites dédié comme Billetterie Center vous offre tout ce que Calendly ne peut pas faire :
- Une expérience de réservation tout-en-un fluide pour vos clients
- Outils intégrés pour gérer les paiements, les remboursements et la capacité
- Intégration avec les OTA et automatisation pour vous aider à évoluer avec moins d'efforts
Rejoignez le nombre croissant de voyagistes qui sont passés des outils de planification de base à des plateformes conçues pour l'industrie du voyage. Arrêtez de jongler avec les feuilles de calcul, les réservations manuelles et les opportunités manquées—réservez une démo avec TicketingHub dès aujourd'hui and découvrez comment cela peut transformer vos opérations.
Questions fréquemment posées (FAQ)
1. Est-ce que Calendly peut être utilisé pour réserver des visites ou des activités ?
Calendly peut être utilisé pour la planification de base des visites, mais il ne dispose pas des fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement une entreprise de voyages.
Bien qu'il soit idéal pour partager un lien de réservation et permettre aux clients de choisir une heure, il ne répond pas aux besoins des voyagistes. Il n'existe aucune option de billetterie, aucun moyen de gérer les types d'événements tels que les visites de groupe ou de plusieurs jours, et aucune prise en charge de la disponibilité en temps réel sur plusieurs calendriers.
Si vous essayez de garder les choses organisées et professionnelles, un logiciel de planification automatique dédié au tourisme est un meilleur choix.
2. Quelles sont les meilleures alternatives à Calendly pour les agences touristiques ?
Les meilleures alternatives à Calendly pour les voyagistes sont des plateformes telles que TicketingHub, Rezdy et Bokun, conçues spécifiquement pour gérer les réservations de visites complexes.
Contrairement à Calendly, qui vise à faciliter la planification des réunions, ces systèmes vous permettent de personnaliser les types d'événements, d'accepter des tarifs échelonnés, de gérer la capacité et de vous synchroniser avec les agences de voyages en ligne (OTA). Certains vous permettent également de définir un délai minimum pour les réservations de dernière minute.
Si vous en avez assez de jongler avec les processus manuels, ces outils permettent de planifier facilement à l'avance avec un contrôle en temps réel et une automatisation conviviale pour les clients.
3. Peux-tu accepter les paiements et les dépôts avec Calendly pour les visites ?
Calendly permet l'encaissement des paiements via Stripe ou PayPal, mais ses fonctionnalités sont limitées pour les tour-opérateurs.
Vous pouvez associer un paiement à un événement Calendly, mais celui-ci ne prend pas en charge les dépôts, la tarification par personne ou les ventes incitatives. Il n'est pas non plus possible de le personnaliser en fonction de la taille du groupe ou de types d'événements personnalisés, tels que les expériences de plusieurs jours.
Bien qu'il soit idéal pour les utilisateurs individuels qui souhaitent planifier des appels co-hébergés, il n'est pas conçu pour gérer la logique de billetterie, les remboursements ou les niveaux de tarification complexes. Si vous avez besoin de suivre les tendances en matière de planification, de gérer les revenus et d'automatiser l'expérience client, une plateforme de réservation de visites dédiée est la solution.
