Lidiar con las ausencias y cancelaciones puede ser un gran dolor de cabeza, ¿verdad? Sin embargo, hay formas eficaces de abordar este problema.
En esta publicación, vamos a explorar seis tácticas esenciales para mantener sus recorridos llenos y a sus clientes comprometidos. Con ejemplos del mundo real, verás cómo cada enfoque se puede aplicar de manera efectiva a tu negocio.
¿Estás listo para reducir las ausencias? Vamos a empezar.
Cómo entender las ausencias y las cancelaciones
Antes de sumergirse en las soluciones, es fundamental entender por qué se producen cancelaciones y no se presentan. Este conocimiento es crucial para elaborar estrategias que no solo sean reactivas sino proactivas.
Hay varios factores que contribuyen a este problema. Van desde emergencias personales y cambios de planes hasta simples olvidos. Las condiciones meteorológicas, los problemas de viaje o incluso un cambio de humor pueden influir en la decisión de un cliente de cancelar o no presentarse.
Cada falta de presentación o cancelación puede afectar a tus ingresos e interrumpir tus esfuerzos de planificación y marketing. También implica un desperdicio de recursos y la posibilidad de que otros clientes interesados pierdan oportunidades. Comprender estas dinámicas le ayuda a empatizar con sus clientes y, al mismo tiempo, a proteger sus intereses comerciales.
Al reconocer estos factores, puedes implementar estrategias más eficaces para reducir las ausencias. Este enfoque implica no solo tratar las cancelaciones a medida que se producen, sino también evitar que se produzcan en primer lugar.
Ya sea mediante políticas flexibles, una comunicación eficaz o el uso de tecnologías como el eslabón mágico de TicketingHub, comprender las causas fundamentales te permite abordar el problema de las ausencias de forma más eficaz.
Personalización de su política de cancelación
Tu negocio es único, y también debería serlo tu política de cancelación. Personalízala para que se adapte a tus necesidades específicas. Considera factores como el tipo de recorrido, la duración y la demografía de los clientes.
¿La meta? Crear una política de cancelación flexible que sea justa pero firme. Debería disuadir las cancelaciones de última hora y, al mismo tiempo, adaptarse a los casos genuinos de emergencia.
Ejemplo: Imagina que realizas un recorrido de safari por la vida silvestre. Usted sabe que el clima desempeña un papel importante en sus operaciones. Personalice su política de cancelación para ofrecer opciones de reprogramación en caso de mal tiempo.
Por ejemplo, «Política de protección contra la lluvia: reprograme dentro de los 6 meses si llueve». Este enfoque personalizado demuestra que comprendes tus desafíos únicos y las necesidades de tus clientes.
Aprovechando el poder del FOMO
FOMO (el miedo a perderse algo) es una herramienta potente. Por lo tanto, úsala a tu favor. Muestre los aspectos exclusivos y emocionantes de sus recorridos. También puedes dar a conocer estas experiencias en las redes sociales y a través de campañas de correo electrónico.
Haga todo lo posible para que los clientes potenciales sientan que están a punto de perderse algo extraordinario. Una estrategia FOMO bien diseñada puede reducir significativamente las cancelaciones de última hora.
Ejemplo: Un operador turístico de la ciudad usa Instagram para publicar increíbles ofertas por tiempo limitado. Destacan experiencias únicas, como el «recorrido con las luces de medianoche por la ciudad», que solo está disponible durante un período breve. Muestran los comentarios de los clientes, los testimonios y las fotos de estos recorridos exclusivos, lo que hace que otros estén ansiosos por reservar rápidamente para no perderse nada.
Implementación de una política de cancelación clara y firme
La transparencia y el rigor deben ser los pilares de su política de cancelación. Debe ser sencilla y de fácil acceso para sus clientes. Indique claramente las consecuencias de cancelar, por ejemplo honorarios o depósitos no reembolsables.
Sin embargo, recuerde mantener un equilibrio. Un poco de flexibilidad por motivos genuinos puede contribuir en gran medida a mantener buenas relaciones con los clientes.
Ejemplo: Una empresa de excursiones de senderismo tiene una política clara: «Cancela en un plazo de 48 horas para obtener un reembolso del 50%, en menos de 48 horas, sin reembolso». Se aseguran de que esta política se comunique en cada punto de reserva y en los correos electrónicos de confirmación. La claridad y la firmeza desalientan las cancelaciones de última hora.
Institución de un sistema de depósito
Se trata de una estrategia sencilla pero eficaz. Al solicitar un depósito en el momento de la reserva, usted crea un compromiso financiero por parte de sus clientes. Reduce significativamente la probabilidad de que no se presenten. Asegúrese de que su política de depósitos sea clara, justa y se comunique por adelantado.
Ejemplo: Un operador turístico de esnórquel requiere un depósito no reembolsable del 20%. Esta política se establece claramente en su sitio web y durante el proceso de reserva.
Al comprometerse financieramente, es menos probable que los clientes cancelen a menos que sea absolutamente necesario.
Fomentar el registro en línea antes del evento
También puedes considerar implementar un sistema de registro en línea antes del evento. Este proceso puede reafirmar el compromiso del cliente de asistir. También le brinda la oportunidad de volver a interactuar con ellos, tal vez ofreciéndoles información adicional o beneficios relacionados con el recorrido.
Ejemplo: Un recorrido cultural a pie ofrece un sistema de registro en línea. Una semana antes del recorrido, los participantes reciben un correo electrónico para registrarse en línea, donde también pueden ver un vídeo promocional del recorrido. Este proceso vuelve a involucrar a los clientes y refuerza su compromiso.
Utilización de recordatorios de citas
En la era de la sobrecarga digital, los recordatorios son cruciales. Utilice sistemas automatizados para enviar confirmaciones y recordatorios por correo electrónico o mensajes de texto. Estos empujones ayudan a mantener su recorrido en la mente de sus clientes.
Además, añadir un toque personal a estos recordatorios y mensajes de texto puede mejorar la experiencia general del cliente.
Ejemplo: Un operador turístico culinario envía recordatorios SMS personalizados 24 horas antes del recorrido, incluidos el punto y la hora de encuentro. Añaden un toque personal: «¡Estoy deseando explorar contigo los sabores de la ciudad, [Nombre]!»
Este enfoque de la comunicación de eventos ayuda a reducir el olvido y genera entusiasmo.
Haz que sea fácil volver a reservar un recorrido con el software de reservas de Ticketinghub
Imagina un mundo en el que tus clientes puedan cambiar fácilmente su reserva directamente desde su correo electrónico de confirmación. Sí, ¡ahora es posible con el enlace mágico de TicketingHub! Esta innovadora función cambia las reglas del juego tanto para ti como para tus clientes.
Cómo funciona: Cuando envías una confirmación de reserva, se incluye un «enlace mágico». Este enlace permite a sus clientes modificar su reserva al instante, sin problemas.
No más correos electrónicos de ida y vuelta, no más búsquedas de detalles de clientes y no más actualizaciones manuales por tu parte.
Este proceso simplificado no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la satisfacción del cliente. Los clientes aprecian la facilidad y la flexibilidad de gestionar sus reservas. Y para ti, significa tener que gestionar menos llamadas telefónicas y correos electrónicos, lo que te permite concentrarte más en ofrecer experiencias turísticas increíbles.
Cómo ayuda Ticketinghub a reducir las ausencias y las cancelaciones
Supongamos que un cliente ha reservado un recorrido por la ciudad pero ahora tiene que cambiarlo a una fecha diferente. En lugar de ponerse en contacto contigo directamente, simplemente hacen clic en el enlace mágico en su correo electrónico de confirmación y elige una nueva fecha de gira.
¡Es así de fácil! El sistema actualiza automáticamente la reserva y envía una nueva confirmación.
Conclusiones finales
Gestionar las ausencias y las cancelaciones consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre las políticas de la empresa y la atención al cliente. Entender el porqué y el cómo de las cancelaciones y las ausencias te permite gestionar mejor estos desafíos. Le permite adaptar sus estrategias para abordar las necesidades específicas de su clientela y, al mismo tiempo, proteger la eficiencia y la rentabilidad de su empresa.
Al adaptar estas seis estrategias a tu negocio, puedes reducir significativamente la tasa de cancelaciones y ausencias.
Recuerde que cada recorrido lleno al máximo de su capacidad no es solo un ingreso obtenido, sino también una oportunidad para crear recuerdos duraderos para sus clientes.
Así que, ¡adelante, implementa estos consejos y observa cómo prospera tu negocio turístico!
Sección de preguntas frecuentes
¿Qué son las cancelaciones y las ausencias en el turismo?
Cancelaciones se producen cuando los clientes informan al operador turístico con antelación de que no pueden asistir a un recorrido reservado.
Ausencias ocurren cuando los clientes no se presentan a su reserva sin previo aviso.
¿Cómo pueden los operadores turísticos reducir las cancelaciones de última hora?
Comunique claramente las políticas de cancelación.
Envía correos electrónicos o mensajes de texto recordatorios antes del recorrido.
Ofrezca opciones de reprogramación flexibles.
Implemente un sistema de depósito para las reservas.
¿Cuáles son las estrategias eficaces para gestionar las ausencias?
Implementa un ligero estrategia de sobreventa basado en datos históricos.
Utilice sistemas de reserva en tiempo real para cubrir rápidamente los puestos vacantes.
Haga un seguimiento de las ausencias para comprender sus motivos y mejorar los servicios.
¿Cómo se puede aumentar la lealtad de los clientes para reducir las cancelaciones?
Desarrolle un programa de fidelización que ofrezca recompensas por reservas repetidas.
Interactúe con los clientes con una comunicación personalizada.
Proporcione constantemente experiencias turísticas memorables y de alta calidad.
