5 consigli su come gestire la politica di cancellazione dei tour nel 2022
Stanco di gestire assenze, rimborsi e cancellazioni? La tua politica di cancellazione dei tour potrebbe aver bisogno di una spinta! Ecco 5 segreti per i tour op...
Bibim Banez • 7 luglio 2025 • 6 min di lettura
Come operatore di attività turistiche online, è imperativo avere una politica chiara e concisa per i rimborsi e le cancellazioni. I clienti cancellano per circostanze impreviste e conflitti con requisiti legali, anche con breve preavviso. Restrizioni di viaggio, chiusure di frontiere, ritardi dei voli, cambiamenti meteorologici e condizioni personali possono causare richieste di cancellazione.
Davvero, un'altra causa di stress per un imprenditore che lavora nel settore del turismo.
La nostra guida completa offre le migliori pratiche su come gestire il processo di cancellazione e richiedere rimborsi per la tua attività turistica online. Condividiamo anche suggerimenti utili su come prevenire le cancellazioni in primo luogo.
Avere politiche e procedure di cancellazione solide darà ai tuoi clienti tranquillità e li renderà più propensi a prenotare tour con te. Aiuta anche a proteggere la tua attività da eventuali perdite dovute a prenotazioni cancellate.
Qual è una buona politica di cancellazione?
Una buona politica di cancellazione è equa sia per i clienti che per l'azienda.
Una politica di cancellazione e rimborsi è un insieme di regole che stabiliscono quando e come i clienti possono modificare le loro prenotazioni. I termini di cancellazione dovrebbero essere equi sia per il cliente che per l'azienda.
- Dà al cliente il tempo di modificare le proprie prenotazioni senza incorrere in una penale, proteggendo al contempo l'azienda dalle cancellazioni dell'ultimo minuto.
- Chiaramente indicato durante il processo di prenotazione in modo che il cliente sia consapevole di cosa aspettarsi.
- Coerente indipendentemente dalla causa del cambiamento, creando fiducia nel consumatore e fornendo un'ottima esperienza.
Gestire la Politica di Cancellazione del Tour
La gestione delle cancellazioni e dei rimborsi può essere un problema complicato per un'azienda di attività. Da un lato, non vuoi perdere il fatturato aziendale se un cliente annulla la sua prenotazione.
E sicuramente, non vuoi irritare i potenziali clienti essendo troppo rigido sul processo e sui termini di cancellazione.
Quindi, come trovi il giusto equilibrio?
1. Esamina le tue Politiche di Rimborso e Cancellazione
Quando un tour viene cancellato, è utile avere un lasso di tempo che ti dia abbastanza tempo per assicurarti una nuova prenotazione. Voi, operatori turistici, potreste offrire cancellazioni gratuite fino a 24 ore, 48 ore o 72 ore dopo la data di partenza.
In alternativa, puoi offrire la cancellazione gratuita fino a 24 ore dopo la prenotazione, o fino a 7 giorni prima dell'orario di partenza.
Qualunque opzione tu scelga, assicurati di darti abbastanza tempo per trovare una nuova prenotazione. Altrimenti, potresti finire per perdere denaro se devi cancellare all'ultimo minuto.
Cosa dovrebbe essere incluso?
- Per quanto tempo i clienti dovrebbero essere autorizzati a cancellare? Dovresti addebitare una tassa di cancellazione o no?
- Come gestisci le cancellazioni dei clienti? In che modo possono comunicare con te? Dovresti gestirlo con telefonate manuali ed e-mail o puoi utilizzare strumenti e servizi di automazione?
- Cosa succede quando i clienti cancellano le loro prenotazioni? Come risponderai? Puoi creare una strategia di marketing per riempire le date vuote?
- Oppure e se fossi tu a dover annullare? Come puoi dare un preavviso?
Perché è importante avere una politica chiara per rimborsi e cancellazioni?
Il modo in cui gestisci rimborsi e cancellazioni ha un impatto significativo sull'impressione del tuo cliente.
Inoltre, avere una politica semplice, chiara e coerente ti protegge da qualsiasi responsabilità e ti fa risparmiare tempo e risorse in circostanze difficili.
Durante la prenotazione, i clienti devono accettare la politica per procedere. Se qualcuno deve modificare o annullare un viaggio prenotato, questo ti aiuterà a coprire le tue spese per le mancate presentazioni (o devi farlo tu).
Ecco un esempio di una chiara politica di annullamento e rimborso per gli operatori turistici: Si prega di notare: Hai 7 giorni per annullare la tua prenotazione e ottenere un rimborso completo delle somme pagate. Se annulli entro una settimana e fino a 24 ore prima della data di partenza, ti verrà addebitato il deposito. Se annulli entro 24 ore o non ti presenti, ti verrà addebitato il 100% del prezzo. Se il viaggio viene annullato a causa di maltempo o guasto, rimborseremo la tua prenotazione.
Assicurati di informare i clienti sui passaggi che devono seguire per annullare una prenotazione. Includendo i loro dettagli di contatto, come numeri di telefono e indirizzi e-mail.
2. Gestione delle Spese di Annullamento
Prezzo più alto = Maggiore flessibilità
Gli operatori nel settore dei tour e delle attività, come nel settore alberghiero, stabiliscono una tariffa non rimborsabile per i tour di piccoli gruppi e le prenotazioni più economiche, consentendo invece rimborsi completi per i viaggi più costosi. Ad esempio, viaggi con assicurazione di viaggio.
Più alto è il prezzo, maggiore è la flessibilità che offrono.
Offrire alternative per il rimborso completo
Invece di consentire prenotazioni annullate, perché non offrire di ripianificare o riprenotare? In questo modo, puoi assicurarti di non perdere entrate e clienti.
D'altra parte, alcuni fornitori di attività addebitano una tariffa equa per l'annullamento di un tour prenotato invece di emettere un rimborso completo. Scegliere questo metodo ti aiuta a recuperare e proteggere i costi del tempo e delle risorse spesi nel processo di prenotazione.
Prenota Ora, Paga Dopo
Nel caso in cui offri un 'prenota ora, paga dopo', e hai un deposito non rimborsabile per il tour. Questo dovrebbe essere sufficiente a coprire il costo del tuo tempo e impegno.
3. Rivedere le Politiche di Cancellazione con Terze Parti
La maggior parte delle compagnie turistiche lavora a stretto contatto con fornitori terzi e con aziende locali per i loro servizi di esperienza turistica. Se lo fai, assicurati di connetterti bene con loro per determinare soluzioni che funzionino per entrambe le parti.
Lavorare con le OTA
La maggior parte delle OTA offre un rimborso completo per cancellazioni effettuate 24 ore prima del tour. Assicurati che questo sia in linea con le politiche di cancellazione della tua azienda, come mostrato sul tuo sito web. In questo modo puoi mantenere la coerenza su tutti i tuoi canali di vendita.
Lavorare con i Fornitori
Rivedi la politica per i rimborsi e le cancellazioni che hai con fornitori terzi.
Ad esempio, lavorando con Stripe come gateway di pagamento, Stripe addebita commissioni di cancellazione ma dipende in gran parte dal tuo contratto con loro.
È lo stesso per i tuoi sistemi di prenotazione. Alcuni ti addebiteranno ancora commissioni quando rimborsi un cliente.
Parla con i tuoi fornitori per sviluppare una politica di cancellazione dei tour equa e ragionevole.
Puoi forse comunicare e contattarli e richiedere flessibilità?
Migliore è la tua comunicazione, più specifiche puoi rendere le tue politiche di cancellazione e più controllo hai sulle tue prenotazioni.
4. Ridurre Cancellazioni e Rimborsi
Hai tre modi possibili per consigliare ai viaggiatori prodotti e servizi per evitare di annullare le transazioni:
- Convertire il biglietto in un voucher (valido per 1-2 anni)
- Sconti o offerte
- Ripianificazione delle date
- Trasferire una prenotazione
Riduci le cancellazioni e i rimborsi dei tour offrendo ai clienti più opzioni.
La funzione Magic Link di TicketingHub consente agli ospiti di gestire e accedere alle loro prenotazioni, rimborsi e cancellazioni con disponibilità in tempo reale. Gli ospiti hanno la possibilità di trasformare la loro prenotazione in un voucher, riprogrammare l'orario di ritiro o trasferirla a qualcun altro prima della cancellazione.
In questo modo, garantisci ogni viaggio e non perdi prenotazioni, mentre riduci il lavoro amministrativo nel backend.
5. Concentrati sui Clienti Esistenti
Concentrati nel fornire ai clienti esistenti un servizio ottimale.
Si è scoperto che i viaggi o gli eventi a basso costo spesso hanno il maggior numero di prenotazioni annullate. Gli ospiti potrebbero facilmente decidere di lasciar perdere poiché non hanno speso molto per la prenotazione.
Per fornire e consegnare agli ospiti il miglior valore, evita di abbassare i prezzi per attirare più prenotazioni. Invece, rendilo un'opportunità per creare un'esperienza di viaggio eccezionale che supererà le loro aspettative.
Forse considera, puoi combinare servizi e offrire un'esperienza unica?
Mostra ai tuoi ospiti perché dovrebbero scegliere il tuo tour rispetto ai concorrenti nella zona. Offrire un servizio e un valore eccezionali riduce le cancellazioni. Così torneranno e suggeriranno i tuoi servizi ad altri.
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