Cerchi una guida completa su come gestire un tour? Non cercare oltre! In questo articolo, ti forniremo tutte le informazioni che un tour manager deve sapere per rendere il tuo tour un successo.
Non importa se stai organizzando un tour di concerti o un salta e scendi tour della città, occuparsi delle operazioni quotidiane può richiedere rapidamente troppo tempo senza una gestione efficiente.
Dalla pianificazione e organizzazione alla formazione delle guide turistiche, al marketing e alla promozione, copriremo tutto! Quindi continua a leggere e preparati a portare la tua attività turistica al livello successivo!
Una guida per i tour operator
Gestire un tour di successo richiede una gestione efficace. Il tuo tour deve iniziare senza intoppi se vuoi che abbia successo.
Aspetti come la pianificazione, l'organizzazione, il marketing e la promozione del tour, nonché la gestione di eventuali problemi che possono sorgere, sono tutti inclusi in ciò che gestisce un tour operator.
Gestendo in modo efficace la tua attività di tour, puoi garantire che i tuoi clienti abbiano un'esperienza piacevole e che la tua attività sia redditizia.
In questo post, tratteremo la gestione del tour:
- Quali sono le basi della gestione del tour aziendale?
- Come può un tour manager pianificare e organizzare efficacemente un tour?
- Qual è il modo più efficace per commercializzare e promuovere un tour?
Cominciamo con le basi.
Quali sono le basi della gestione del tour aziendale?
I tour si svolgono senza intoppi se gestiti in modo efficiente. La gestione di un tour implica molto di più che radunare persone da un luogo all'altro.
I tour manager sono responsabili sia della parte amministrativa, come la prenotazione di hotel e trasporti, sia della parte operativa, come mantenere il tour nei tempi previsti.
Ma un tour manager deve anche essere una persona socievole, in grado di gestire sia le guide turistiche che chiunque lavori per la tua compagnia turistica. Dopotutto, è compito del tour manager assicurarsi che tutti si divertano.
Ecco le aree di gestione che ogni tour manager e tutti i professionisti del turismo devono conoscere:
Gestione delle risorse
Per ottenere un'esperienza cliente davvero eccezionale, devi assicurarti che tour e attività non farti prenotare in eccesso in modo da poter offrire agli ospiti un'esperienza fantastica.
Un tour pieno può farti sentire parte di un allevamento di bestiame e non vuoi che i tuoi ospiti si sentano così!
Cosa puoi fare per evitare l'overbooking?
Usa un sistema di prenotazione online per tour operator con funzionalità di gestione delle risorse. In questo modo, puoi limitare i tuoi viaggi alle risorse disponibili se uno o più tour o attività si basano sulle stesse risorse, ad esempio biciclette, guide o barche. Puoi anche bloccare una risorsa per la manutenzione ordinaria per alcuni giorni.
Nessun overbooking significa clienti soddisfatti... e questo è positivo per la tua attività di tour operator!
Gestione dei canali di distribuzione
Uno strumento di gestione dei canali può semplificare la gestione se utilizzi agenzie di viaggio e marketplace online, come Viator ed Expedia.
Utilizzando gli strumenti di gestione dei canali, puoi connettere tutti i tuoi canali di prenotazione a un unico sistema centrale, semplificando l'aggiornamento delle inserzioni, della disponibilità e dei prezzi.
Questo non solo ti farà risparmiare tempo, ma eviterai anche doppie prenotazioni e overbooking. Inoltre, puoi assicurarti che i tuoi clienti vedano le informazioni più aggiornate con aggiornamenti in tempo reale.
Gestione delle guide turistiche e del personale
In qualità di tour operator, hai una serie di responsabilità ogni giorno. La descrizione del lavoro può essere lunga e include destreggiarsi tra le operazioni quotidiane, aiutare gli ospiti, assumere guide locali e gestirle. Le tue guide turistiche sono una delle risorse più utili che avrai a disposizione. Una buona guida turistica si riconosce dalla qualità del servizio.
Man mano che la tua attività cresce, avrai bisogno di più personale o guide turistiche per gestire la crescita. Più personale significa più onboarding e formazione per guide turistiche.
Ma non limitarti a copiare le tue operazioni e i tuoi processi di gestione correnti.
Prendi invece in considerazione la possibilità di semplificare e razionalizzare i tuoi sistemi.
Valuta la possibilità di passare a un sistema di prenotazione che dia alle tue guide turistiche un'idea approssimativa dei dettagli sui prossimi viaggi. In questo modo, le guide turistiche sapranno sempre quanti ospiti aspettarsi, la fascia di età da ospitare e quali requisiti speciali devono conoscere.
Come posso pianificare e organizzare un tour?
Tutto, dalla gestione del calendario al monitoraggio delle prenotazioni, dal collegamento con gli ospiti alla fatturazione e ai pagamenti, richiede una gestione.
Cosa puoi fare per assicurarti di farlo bene?
Per cominciare, scopri di cosa ha bisogno ogni area dell'amministrazione.
Gestione delle prenotazioni
Il tuo processo di prenotazione di tour e attività è efficiente? Potresti perdere potenziali prenotazioni se utilizzi un modulo di contatto o un indirizzo email per le richieste di prenotazione.
Prendi in considerazione l'utilizzo di un sistema di prenotazione online.
Hai bisogno di aiuto per gestire rimborsi e cancellazioni? : 5 consigli su come gestire la politica di cancellazione del tour nel 2022
I sistemi di prenotazione consentono ai clienti di visualizzare facilmente gli orari e le date disponibili, scegliere quella più adatta alle loro esigenze ed effettuare subito una prenotazione. Puoi automatizzare attività chiave come l'invio di email di conferma e promemoria, così puoi concentrarti sull'offerta di un'esperienza eccezionale.
Abbiamo una funzione Magic Link per aiutare gli operatori di attività a gestire le modifiche alle prenotazioni degli ospiti. Gli ospiti possono gestire le proprie prenotazioni, modificare le date o convertirle in voucher.
Scopri di più sulla link magico qui.
Ricezione e gestione dei pagamenti
Quando si tratta di pagamenti, vuoi offrire ai tuoi clienti quante più opzioni possibili. Ecco perché hai bisogno di un gateway di pagamento per le tue prenotazioni online sul tuo sito web, come Stripe, SumUp, Adyen e PayPal, in modo da poter accettare pagamenti online.
Ma non vuoi fermarti qui.
Desideri anche una soluzione POS per la tua azienda, in modo da poter accettare pagamenti anche di persona.
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Con un gateway di pagamento e una soluzione POS, sarai in grado di effettuare acconti e depositi, in modo da assicurarti che la tua attività funzioni sempre senza intoppi. E il bello è che i tuoi clienti avranno più opzioni di pagamento, il che significa comodità per loro.
Gestione del calendario
È facile fare un overbooking o commettere errori quando si tiene traccia e si gestisce il calendario manualmente. Inoltre, potresti non utilizzare la tua capacità perché sei preoccupato per le guide o le risorse in eccesso.
I sistemi di prenotazione dell'inventario in tempo reale assicurano che le tue prenotazioni siano aggiornate su tutti i canali.
Inoltre, puoi sincronizzare il tuo Google Calendar. Ciò ti consente di vedere facilmente i prossimi tour e attività e evitare l'overbooking. Inoltre, è una parte fondamentale per massimizzare la capacità aziendale.
Restare in contatto con i clienti
Le notifiche prima e dopo il viaggio sono un modo eccellente per semplificare la tua attività e migliorare la soddisfazione dei clienti.
I tuoi clienti riceveranno promemoria via email e SMS per portare con sé tutto ciò di cui hanno bisogno per completare una fantastica esperienza di tour. Inoltre, puoi informarli di eventuali modifiche a un viaggio imminente.
Inviando loro un'e-mail dopo il viaggio, gli ospiti possono anche fornire ulteriori feedback sul loro recente tour. Con questo sistema, puoi risparmiare tempo e denaro offrendo ai clienti un'esperienza migliore.
Come si calcola il prezzo di un tour?
I piani aziendali dei tour operator dipendono fortemente dai prezzi. La scelta del prezzo giusto per il tour influenzerà il tono dell'intera attività e ti aiuterà a distinguerti dalla concorrenza.
Quando pianifichi una struttura tariffaria per i tour, considera il tuo mercato di riferimento e i tipi di tour che la tua attività offrirà.
Considera queste domande quando stabilisci il prezzo del tuo tour:
- In che modo i concorrenti mirano ai loro tour?
- Organizzare un tour può essere costoso, quindi come si fa a bilanciare l'interesse dei clienti con i costi?
Puoi valutare la tua attività turistica utilizzando due strategie principali: alzare il prezzo e abbassarlo. Come con qualsiasi strategia, ci sono vantaggi e svantaggi.
Marcatura
La strategia più comune per le aziende turistiche è aumentare i prezzi. Impostando i prezzi più alti, sei in grado di generare un profitto maggiore.
Uno svantaggio di questa strategia è che a volte può rendere difficile l'attrazione dei clienti in quanto i prezzi dei tour sono esclusi dal mercato.
Marcatura verso il basso
Invece di aumentare i prezzi, li abbasserai per generare un profitto minore abbassandoli.
Puoi utilizzare questa strategia se stai cercando di attirare una vasta base di clienti poiché i prezzi più bassi sono generalmente più interessanti.
Il rovescio della medaglia è che non otterrai tanti profitti per tour.
Qual è il modo migliore per commercializzare e promuovere un tour?
Il marketing e la promozione di un tour possono essere un compito difficile. Con un pizzico di creatività e impegno, può essere un ottimo modo per incrementare le vendite. Il modo più efficace per commercializzare un tour è attraverso una combinazione di metodi tradizionali e media digitali.
Raggiungere un pubblico locale con il marketing tradizionale
Le tecniche di marketing tradizionali, come volantini e brochure, possono essere efficaci per raggiungere il pubblico locale. La visualizzazione di materiale di marketing in aree ad alto traffico, come aeroporti o hotel, è un modo conveniente per raggiungere potenziali clienti.
Attirare ospiti internazionali con il marketing digitale
Il marketing digitale è essenziale anche per raggiungere un pubblico più ampio, compresi gli ospiti internazionali. L'utilizzo di piattaforme di social media, come Facebook, Instagram e Twitter, è un ottimo modo per promuovere un tour.
«L'83% degli adulti statunitensi desidera prenotare i propri viaggi online»- Oltre 60 statistiche sulle prenotazioni di viaggi online (2022) di StratosJets
Le recensioni dei tour sono importanti
Inoltre, sfruttare le recensioni dei clienti è un ottimo modo per generare il passaparola. Dopo ogni tour fantastico, assicurati di chiedere agli ospiti di lasciare recensioni sul tuo sito web o su siti popolari siti di recensioni di viaggi, ad esempio TripAdvisor, TrustPilot, oppure Recensioni Google.
Inizia a pensare cercando di capire quale piattaforma preferiscono le persone. Quando chiedi recensioni, aggiungi un tocco personale. Ti porterà lontano nel lungo periodo. I tour operator più famosi possono dimostrare questo metodo di marketing collaudato. Riceverai più prenotazioni con più recensioni positive.
Utilizzando una combinazione di tecniche di marketing tradizionali e digitali, puoi promuovere efficacemente il tuo tour e attirare più ospiti. Dedica del tempo a monitorare la crescita della tua strategia di marketing, quindi modificala se necessario.
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Usa il giusto sistema di prenotazione online per i tuoi tour
In definitiva, tutto si riduce all'efficacia con cui gestisci i tuoi tour e le tue attività.
La chiave?
Scegli la soluzione di prenotazione online giusta!
Un sistema di prenotazione efficace semplificherà tutte le attività amministrative e migliorerà la comunicazione regolare tra te e i tuoi ospiti e con il tuo team. Inoltre, ti aiuta a pianificare e organizzare i tuoi tour in modo più efficiente.
Che tu stia gestendo un grande tour in crociera o tour più piccoli, i tour manager di tutte le dimensioni e i professionisti del turismo hanno tutti bisogno degli strumenti giusti per massimizzare la gestione del tempo.
Vale sicuramente la pena prendere in considerazione un sistema di prenotazione online se desideri migliorare la gestione dei tour.
