No mundo das operações turísticas, o gerenciamento de recursos é vital. Trata-se de alocar de forma inteligente todos os recursos disponíveis para manter sua empresa funcionando sem falhas.
Este guia revela por que o gerenciamento de recursos é um fator decisivo no turismo. Se você é um operador turístico, é hora de abandonar planilhas desatualizadas e adotar ferramentas eficientes.
O que você aprenderá:
- Como o planejamento de recursos com planilhas pode levar você a tomar decisões mais errôneas e impedir seu crescimento.
- Por que usar um software de gerenciamento de recursos é uma opção viável, mesmo para pequenos operadores turísticos.
- Se você ainda optar por usar planilhas, saiba como garantir registros precisos e uma comunicação clara com a equipe.
Também incluímos três modelos úteis que encontramos on-line para gerenciar recursos e acompanhar projetos e tarefas. Esses modelos podem ser úteis se você estiver começando no ramo de turismo.
Por que o gerenciamento de recursos do operador turístico é importante
Imagine-se como um piloto de avião, voando pelos céus com passageiros ansiosos. Eles confiam em você para guiá-los em uma jornada inesquecível. Mas aqui está o desafio: você tem combustível, lanches e tempo limitados!
O gerenciamento de recursos é como navegar habilmente nesta aeronave de aventura. Trata-se de conhecer os recursos (dinheiro, tempo e energia) que você tem a bordo e usá-los com sabedoria para garantir que todos tenham uma experiência inesquecível.
O gerenciamento de recursos para operadores turísticos é muito importante.
Considere um estudo recente realizado por Forrester Consulting. O estudo revela que muitos trabalhadores da linha de frente conhecem os riscos de usar planilhas para tarefas essenciais.
Mas aqui está a preocupação: apesar dessa consciência, quase um terço dos entrevistados disseram que seus gerentes não reconhecem esses riscos. Isso significa que executivos de alto nível podem tomar decisões com base em dados que consideram precisos, mas erros podem estar ocultos nas planilhas.
De acordo com o mesmo estudo, 30% das organizações usam mais de 10.000 planilhas, mas apenas 19% tomam medidas para reduzir os riscos associados, apesar de 53% expressarem preocupação.
O que acontecerá se você continuar com a entrada manual de dados e “não agir” no gerenciamento de recursos?
Se você optar por planilhas, aqui está nosso guia rápido.
Embora algumas empresas ainda considerem as planilhas um pouco ineficientes, elas podem ser um ótimo ponto de partida, especialmente para novos negócios de turismo.
Este guia mostra como usar planilhas de forma eficaz e dicas essenciais para evitar erros humanos.
Também selecionamos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos e planejamento de recursos que encontramos on-line. Esperamos que isso possa ajudar os gerentes de projeto e as operações de turismo a começarem.
Por que alguns escolhem planilhas?
As planilhas oferecem uma maneira simples de organizar dados e gerenciar seus recursos comerciais e de projetos de turismo e atividades. Elas podem não ser tão sofisticadas quanto as ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos, mas podem ser uma base sólida, especialmente se você está começando.
As planilhas são fáceis de entender e permitem que você personalize seu sistema de gerenciamento de recursos para atender às suas necessidades.
Temos modelos gratuitos para você começar:
Selecionamos alguns modelos gratuitos disponíveis on-line para ajudar você a iniciar o gerenciamento de recursos usando planilhas. Esses modelos abrangem cronogramas de projetos, alocação de tarefas e rastreamento de recursos.
Ao utilizar esses modelos pré-projetados, você pode economizar tempo e esforço na configuração do seu sistema de gerenciamento.
Visite os links abaixo para acessar esses modelos:
- Modelo de gerenciamento de projetos - Modelos gratuitos de gerenciamento de projetos do Google Sheets - SmartSheet
- Planilha de alocação de recursos - Modelo de planejamento de recursos Excel — Download grátis por AnalysisTabs
- Rastreador de gerenciamento de tarefas - Modelos gratuitos de gerenciamento de tarefas - Cronograma do escritório
3 melhores práticas de planilhas para planejamento de recursos
Ao usar planilhas, é fundamental estar atento aos possíveis erros humanos e tomar medidas para minimizá-los. Aqui estão três dicas essenciais para garantir o gerenciamento eficiente de planilhas:
#1 Entrada consistente de dados
Estabeleça diretrizes claras para a entrada de dados para manter a consistência nas planilhas. A consistência reduz o risco de erros e facilita a análise dos dados.
#2 Backup regular e controle de versão
As planilhas são suscetíveis a alterações acidentais ou perda de dados. Mantenha backups regulares e implemente o controle de versão para rastrear as modificações feitas ao longo do tempo.
#3 Verificação cruzada e revisão
Designe alguém responsável por verificar os dados e revisar as planilhas regularmente. Isso ajuda a identificar e corrigir quaisquer erros imediatamente, garantindo um gerenciamento preciso dos recursos.
O que aprendemos?
Embora algumas empresas possam achar as planilhas ineficientes, elas podem ser uma opção prática para gerenciar projetos e recursos em um negócio de turismo e atividades, especialmente para iniciantes.
Enquanto isso, utilize os modelos gratuitos fornecidos para começar rapidamente e lembre-se de seguir as dicas mencionadas acima para uso prático de planilhas.
Com organização adequada e atenção aos detalhes, as planilhas podem se tornar ativos valiosos em seu kit de ferramentas de gerenciamento de recursos.
As planilhas estão impedindo você?
Como você já sabe, as planilhas podem servir a vários propósitos de forma eficaz, mas também apresentam limitações específicas quando usadas para gerenciamento de recursos.
Preste atenção a essas cinco áreas principais em que essas limitações são evidentes:
1. Automação limitada
Você se vê alocando recursos manualmente, acompanhando atualizações e gerenciando dados em planilhas? Quanto tempo você gasta nessas tarefas?
Considere isso.
As planilhas geralmente carecem de automação, o que significa que você está preso fazendo tarefas repetitivas. A alocação de recursos, o rastreamento de atualizações e o gerenciamento de dados se tornam demorados, deixando espaço para a ocorrência de erros humanos.
Imagine o quanto mais você poderia conseguir com o gerenciamento automatizado de recursos.
2. Problemas de controle de versão
Você já experimentou a frustração de dados conflitantes em ambientes colaborativos de planilhas?
Vários membros da equipe podem atualizar a mesma planilha simultaneamente, causando problemas de controle de versão. Isso pode resultar em confusão e dificuldades em rastrear as alterações com precisão.
Todas as reservas e ativos são sincronizados com o software automatizado em um painel centralizado. Depois de fazer as alterações, todos os outros são atualizados em tempo real. Além disso, você pode controlar as permissões de acesso para garantir quem deve ser o único a atualizar a programação e os dados.
3. Desafios de escalabilidade:
E se suas reservas e reservas aumentarem?
As planilhas podem se tornar difíceis de usar e lentas ao gerenciar muitos recursos ou um projeto complexo. O manuseio de dados significativos pode causar problemas de desempenho e impedir o planejamento eficiente de recursos.
O uso de planilhas pode ser eficaz uma vez se sua empresa estiver começando. Mas, depois de escalar, por que não repensar uma solução mais econômica?
4. Falta de atualizações em tempo real:
Você enfrenta o desafio de informações desatualizadas em planilhas devido à falta de sincronização em tempo real?
Se for esse o caso, isso significa que as alterações feitas por um membro da equipe podem não refletir imediatamente nas opiniões dos outros. Isso pode levar a informações desatualizadas e à tomada de decisões com base em dados obsoletos.
Na pior das hipóteses, isso pode levar a reservas excessivas ou reservas duplas. Como resultado, a experiência do cliente pode ser prejudicada. Isso pode até mesmo levar você a obter avaliações on-line ruins no Google ou nas redes sociais.
5. Riscos de segurança:
Por fim, considere as vulnerabilidades de segurança do compartilhamento de planilhas por e-mail ou outras plataformas. As planilhas estão sujeitas a vulnerabilidades de segurança, e você quer manter as informações de seus clientes seguras e protegidas.
Por outro lado, as soluções de software de gerenciamento de recursos são, em sua maioria, protegidas por SSL. Desde o processo de reserva, seus clientes saberão que todos os dados pessoais que compartilharem com você serão mantidos em sigilo.
Um selo protegido por SSL será exibido junto com o widget de reserva - um verdadeiro divisor de águas para construir a confiança do cliente.
O que aprendemos?
Continuar com os bons velhos tempos de usar planilhas só custará despesas desnecessárias de ineficiência e mau atendimento ao cliente.
Faça mais com uma solução de software de gerenciamento de recursos
O software de gerenciamento de recursos oferece vários benefícios e vantagens para os operadores turísticos. Ele pode agilizar as operações, melhorar a eficiência e aumentar a satisfação geral do cliente.
Em certos casos, quando empresas locais integraram sistemas de reservas on-line em seus sites, elas experimentaram um aumento notável na receita, com algumas testemunhando um aumento impressionante de até 120%.
Considere essas principais vantagens em detalhes:
1. Informações centralizadas:
O software de gerenciamento de recursos fornece uma plataforma centralizada para armazenar e gerenciar todos os aspectos dos dados essenciais de alocação de recursos relacionados aos passeios.
Isso inclui informações do cliente, reservas, itinerários, disponibilidade de recursos (por exemplo, veículos, acomodações) e horários da equipe. Dessa forma, uma abordagem centralizada simplifica o acesso aos dados e reduz as chances de erros ou reservas duplas.
2. Reserva e agendamento automatizados:
O software pode automatizar o processo de reserva, permitindo que os clientes reservem passeios on-line, o que reduz as tarefas administrativas manuais dos operadores.
Ele também pode otimizar o agendamento de recursos, garantindo que os recursos sejam alocados com eficiência, minimizando conflitos e maximizando a utilização.
3. Disponibilidade em tempo real:
Com o software de gerenciamento de recursos, os operadores turísticos podem verificar instantaneamente a disponibilidade de recursos, como guias turísticos, transporte e acomodações.
Essas informações em tempo real permitem tempos de resposta mais rápidos às consultas dos clientes e reduzem o risco de sobrelotação. Isso economiza seu tempo; ele satisfaz seus clientes com um serviço mais eficiente.
4. Melhor uso dos recursos:
O software de gerenciamento de recursos analisa dados históricos e tendências para alocar recursos com sabedoria.
Para operadores turísticos, isso pode ajudá-los a tomar decisões bem informadas. Por exemplo, quais passeios oferecer, quando e quais recursos disponibilizar para cada passeio.
Ao fazer isso, você poderá aproveitar ao máximo seus passeios em termos de marketing mais eficaz e melhores lucros.
5. Comunicação eficiente:
A comunicação eficaz é crucial na indústria de turismo.
O software de gerenciamento de recursos geralmente inclui ferramentas de comunicação, como integração de e-mail, mensagens instantâneas e notificações.
Esses recursos promovem uma comunicação perfeita entre operadores turísticos, funcionários e clientes, garantindo que todos estejam informados.
6. Gerenciamento de inventário:
Para operadores turísticos com produtos ou equipamentos físicos (por exemplo, aluguel de equipamentos), o software de gerenciamento de recursos pode ajudar a rastrear os níveis de estoque, gerenciar o estoque e automatizar o reordenamento.
Por exemplo, um operador turístico pode usar um software para rastrear o número de caiaques em seu estoque e solicitar automaticamente mais quando a quantidade cair abaixo de um determinado limite. Isso evita quedas de estoque e garante que os recursos estejam disponíveis quando necessário.
7. Proporcionar uma melhor experiência ao cliente:
Ao automatizar vários processos e oferecer recursos de reserva on-line, o software de gerenciamento de recursos oferece aos clientes uma experiência mais suave e fácil.
Ele permite que os clientes reservem e paguem passeios com facilidade, acessem itinerários detalhados e recebam atualizações oportunas, levando a uma maior satisfação do cliente. Isso, por sua vez, leva a uma maior fidelidade e a uma melhor experiência do cliente.
8. Análise de dados e relatórios:
O software de gerenciamento de recursos normalmente gera relatórios e análises detalhados sobre vários aspectos do negócio. Ele pode gerar relatórios sobre tendências de reservas, utilização de recursos e feedback do cliente.
Por exemplo, com o software de gerenciamento de recursos, você pode ver se há algum período movimentado no ano em que a utilização de recursos é particularmente baixa e ajustar suas regras de reserva de acordo.
Esses insights podem ser inestimáveis para identificar pontos fortes, fracos e oportunidades de melhoria.
9. Integração com outros sistemas:
As soluções de software de gerenciamento de recursos podem se integrar a outras ferramentas comumente usadas pelos operadores turísticos. Isso inclui software de contabilidade, sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gateways de pagamento on-line.
Por exemplo, muitas ferramentas de gerenciamento de recursos podem ser integradas a softwares de contabilidade, como o QuickBooks, para transferir dados financeiros automaticamente e ajudar os operadores turísticos a economizar tempo e reduzir erros.
Essa integração simplifica os fluxos de trabalho e reduz a entrada manual de dados.
10. Escalabilidade e crescimento:
À medida que os operadores turísticos expandem seus negócios, o software de gerenciamento de recursos pode acomodar o crescimento sem interrupções operacionais significativas.
Por exemplo, um sistema desse tipo pode acomodar rapidamente novos destinos, inventário, reservas, tarifas e funcionários e usuários adicionais. Além disso, o software de gerenciamento de recursos permite que as empresas permaneçam ágeis e flexíveis diante da expansão das operações, tornando-o uma ferramenta valiosa para operadores turísticos.
Principais fornecedores de software de reservas on-line no mercado de turismo
Se você quiser mudar de planilhas para uma solução de software, aqui está uma tabela mostrando os fornecedores de software e seus melhores recursos para gerenciamento de recursos.
Ainda há muito mais opções disponíveis na web. Você pode pesquisar em sites de avaliação de software como Capterra, G2, TrustPilot, e Aconselhamento de software.
Seja qual for a sua escolha, o princípio básico para escolher o software mais adequado para você é que ele deve facilitar as coisas para você e seus convidados. Embora tenha um custo, não deve ser demais para você ou seus convidados.
Aqui estão outros recursos para ajudar você a comparar melhor as opções:
- Como encontrar o melhor software de reservas on-line para operadores turísticos
- É assim que os sistemas de reservas on-line podem transformar suas operações comerciais
Supondo que você tenha descoberto sua solução de software de planejamento e gerenciamento de recursos, a próxima etapa é integrá-la ao seu sistema. Como você pode fazer isso com o mínimo de interrupções e sem causar problemas à sua equipe?
Como você pode se adaptar rapidamente a uma nova solução de reserva?
A adaptação a uma nova solução de reserva pode ser fácil com a abordagem correta. Por outro lado, também pode ser difícil e demorado. Se a nova solução não for implementada corretamente, ela pode causar grandes interrupções nos negócios e frustração entre os funcionários.
Aqui estão algumas dicas rápidas para uma transição perfeita:
1. Familiarize-se com o software
Reserve um tempo para explorar e entender completamente a nova solução de reserva. Leia o guia do usuário ou assista aos tutoriais fornecidos pelo fornecedor do software para se familiarizar com seus recursos e funcionalidades.
2. Comece com um teste
Antes de entrar no ar, teste a nova solução de reserva. Use dados de amostra para simular reservas e testar todo o processo para identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria.
3. Treinando sua equipe
Se você tiver uma equipe cuidando das reservas, garanta que eles recebam treinamento adequado sobre o uso da nova solução. Ofereça sessões de treinamento prático e incentive-os a fazer perguntas ou buscar ajuda conforme necessário.
4. Comunique-se com os clientes
Se seus clientes estiverem acostumados com o antigo sistema de reservas, informe-os sobre as próximas mudanças e oriente-os sobre como usar o novo sistema. Certifique-se de destacar quaisquer benefícios adicionais que eles possam ter com a nova solução.
5. Implantação gradual
Considere implementar gradualmente a nova solução de reserva, especialmente se sua empresa tiver grandes volumes de reservas. Isso pode ajudá-lo a gerenciar possíveis problemas com mais eficiência e proporcionar uma experiência mais tranquila para funcionários e clientes.
6. Colete feedback
Esteja aberto para receber feedback de sua equipe e clientes durante e após a transição. Suas contribuições podem ajudá-lo a identificar áreas de melhoria e fazer os ajustes necessários para otimizar o processo de reserva.
7. Monitore o desempenho
Fique de olho no desempenho da nova solução de reserva em situações do mundo real. Monitore as taxas de reserva, o feedback dos clientes e os problemas técnicos para garantir que tudo corra bem.
8. Oferta de suporte
Forneça suporte e assistência contínuos à sua equipe e clientes durante o período de transição. Uma equipe de suporte ou helpdesk dedicada pode aliviar as frustrações e garantir uma experiência positiva.
9. Enfrente os desafios de forma proativa
Espere que haja alguns desafios durante a fase de adaptação. Seja proativo ao enfrentar esses desafios e considere ter um plano de backup em caso de problemas graves.
10. Comemore o sucesso
Quando a transição estiver concluída e a nova solução de reserva estiver totalmente integrada, brinde à adaptação bem-sucedida com sua equipe. Agradeça a eles por seus esforços e pelos benefícios que a nova solução traz para sua empresa.
Conclusão: O que aprendemos?
Em resumo, o software de gerenciamento de recursos capacita os operadores turísticos a otimizar seus recursos, melhorar a eficiência operacional e proporcionar uma melhor experiência para funcionários e clientes. Em última análise, isso leva ao aumento da produtividade, redução de custos e maior competitividade na indústria do turismo.
O gerenciamento eficiente de recursos pode beneficiar seus negócios de várias maneiras.
Pode...
- Maximize os lucros
- Melhore o atendimento ao cliente
- Ajude a tomar decisões bem informadas
- Evite reservas excessivas e conflitos de back-end
- Simplifique as operações
E você? Você ainda está usando planilhas? Isso está te impedindo?
Com o gerenciamento sistemático de recursos, seu negócio de turismo e atividades pode disparar em eficiência e avaliações de clientes. Você e sua equipe merecem economizar tempo e gastar menos com os aborrecimentos. Mais importante ainda, seus clientes não merecem nada além do seu melhor serviço.
Você gosta da ideia de ter um software de gerenciamento de recursos? Aqui estão mais dicas para ajudar você escolha o sistema mais adequado para o seu negócio de turismo.
