Che cos'è il software per tour operator?
Il software per tour operator aiuta un'azienda a gestire le prenotazioni e le informazioni operative necessarie per offrire tour. A seconda del prodotto, può combinare disponibilità di partenza, vendita di biglietti, dettagli dei passeggeri, risorse, connessioni con rivenditori e check-in. Le funzioni esatte dipendono dalla piattaforma e dalla configurazione.
Questa guida segue una prenotazione dalla configurazione del prodotto alla partenza e alla riconciliazione. Per una spiegazione generale dei sistemi di prenotazione, consulta la guida introduttiva correlata. Per un elenco di fornitori, utilizza il confronto separato dei sistemi di prenotazione per piccole aziende di tour.
Un flusso di lavoro di prenotazione tour, passo dopo passo
1. Configura il prodotto e la sua capacità
Definisci le date di partenza, la durata, le categorie di biglietti, i prezzi, le scadenze di prenotazione e le regole di cancellazione. Identifica le risorse condivise tra i prodotti: la stessa guida, veicolo o barca può limitare più di un calendario. Includi il tempo di preparazione e di turnaround piuttosto che contare solo l'attività rivolta agli ospiti.
Esempio: una barca da 12 posti gestisce due diversi tour pubblicizzati allo stesso tempo. Se entrambi dipendono da quella barca, i calendari separati non dovrebbero rendere disponibili 24 posti. Dimostra come il sistema proposto gestisce la risorsa condivisa prima di accettare vendite in diretta.
2. Rendi prenotabile la partenza
Pubblica un percorso di prenotazione chiaro sul tuo sito web, quindi collega i canali dei rivenditori che intendi utilizzare. Mappa le opzioni del prodotto, gli orari di partenza e le categorie di biglietti all'inventario corretto. Conferma quale sistema controlla la disponibilità e come vengono gestiti gli aggiornamenti falliti.
3. Registra la prenotazione e lo stato del pagamento
Il record di prenotazione dovrebbe mostrare la partenza selezionata, i dettagli del gruppo, le quantità di biglietti e il saldo rilevante. Conferma cosa succede con i depositi, i pagamenti falliti, le vendite manuali e le prenotazioni degli agenti. Una prenotazione, un'autorizzazione della carta e un pagamento regolato sono record diversi.
4. Prepara il personale e gli ospiti
Utilizza le informazioni di partenza appropriate per preparare le liste dei passeggeri, gli incarichi delle guide e le comunicazioni con i clienti. Controlla le istruzioni per l'incontro, l'orario di arrivo, le restrizioni e qualsiasi dettaglio di cui gli ospiti hanno bisogno prima di viaggiare. Verifica che il personale possa accedere alle informazioni necessarie senza esporre dati dei clienti non necessari.
5. Gestisci i cambiamenti e il check-in
Testa un cambio di data, un ospite aggiunto, una cancellazione e un rimborso. Controlla la differenza di prezzo, la disponibilità delle risorse, le notifiche e il record del rivenditore dove applicabile. Il giorno stesso, testa il processo di check-in e un biglietto modificato, non solo una scansione normale.
6. Riconcilia la partenza
Confronta le prenotazioni effettuate, i rimborsi, i contanti, gli importi dei rivenditori, le commissioni di servizio e i pagamenti dei processori. Esporta le informazioni di cui il tuo processo contabile ha bisogno. I report di prenotazione aiutano a spiegare le vendite, ma non sostituiscono automaticamente la contabilità o la dichiarazione fiscale.
Come si differenzia da CRM, contabilità e strumenti di itinerario
Un CRM gestisce i lead e le relazioni con i clienti. Il software di contabilità registra l'attività finanziaria dell'azienda. Uno strumento di itinerario aiuta a preparare le informazioni e le proposte di viaggio. Una piattaforma di prenotazione tour può includere o connettersi a parti di questi flussi di lavoro, ma nessuna etichetta di prodotto stabilisce che ogni funzione sia inclusa.
Per i viaggi di più giorni, dimostra separatamente le allocazioni di alloggio, i pagamenti ai fornitori, le rate e le informazioni sui viaggiatori. Una piattaforma progettata per partenze temporizzate non è automaticamente un sistema completo di gestione dei pacchetti turistici.
Controlli indispensabili per la tua dimostrazione
- Vendi la stessa partenza tramite il sito web, un account del personale e un rivenditore richiesto; controlla la capacità rimanente.
- Cambia una data e la quantità di biglietti; verifica prezzo, saldo e messaggi ai clienti.
- Aggiungi un gruppo privato utilizzando una guida o un veicolo condiviso; controlla cos'altro diventa non disponibile.
- Testa una cancellazione, un rimborso parziale e un voucher, comprese le regole del canale applicabili.
- Esegui il check-in e riconcilia la partenza con i record di pagamento e rivenditore.
Valuta ogni requisito come supportato, che necessita di una soluzione alternativa o non disponibile. Registra il piano e la configurazione dimostrata. Chiedi chi supporta qualsiasi connessione di terze parti e quali costi si applicano; un'API non è la stessa di un'integrazione pronta all'uso.
Quanto costa il software per tour operator?
Confronta abbonamento, commissioni di servizio, elaborazione dei pagamenti, commissioni di mercato, hardware, implementazione e servizi continuativi. Usa le stesse ipotesi di vendite annuali per ciascun fornitore, inclusi i mesi tranquilli. Indica chi paga la commissione di prenotazione e come i rimborsi influenzano il calcolo.
TicketingHub addebita il 3% per ogni prenotazione online, OTA o pagata con carta di persona, senza commissioni mensili o di configurazione. Le vendite in contanti sono gratuite. Gli operatori possono assorbire la commissione di servizio o trasferirla; l'elaborazione dei pagamenti e le commissioni di mercato sono separate. Su £10,000 di valore di prenotazione idoneo, la commissione di servizio è £300 prima delle spese separate.
Cosa TicketingHub può aiutarti a valutare
TicketingHub offre prenotazioni sul sito web, gestione della disponibilità dei rivenditori e vendite di biglietti al punto vendita. Il suo Magic Link supporta modifiche degli ospiti idonee all'interno delle tue impostazioni e scadenze configurate. Porta i tuoi prodotti effettivi e i vincoli operativi in modo che il team possa dimostrare l'adattamento.
Conferma requisiti specialistici come la spedizione della flotta, la contrattazione degli alloggi, i sistemi di controllo del gioco o gli ordini di cucina separatamente. Non presumere che un sistema di prenotazione sostituisca gli altri strumenti operativi su cui la tua azienda fa affidamento.
Pianifica l'implementazione prima di cambiare
Concorda quali prenotazioni future, saldi, voucher e record dei clienti possono essere trasferiti. Testa un'importazione di esempio, i permessi del personale e la configurazione del pagamento. Definisci una sequenza di lancio e una fonte di capacità durante qualsiasi prova parallela, in modo che due sistemi indipendenti non vendano gli stessi posti.
Documenta un processo di fallback per guasti di connettività o dispositivi. L'inserimento offline dei biglietti non stabilisce che l'autorizzazione della carta, gli aggiornamenti dei rivenditori e la convalida dell'ammissione continuino senza limiti. Chiedi ai fornitori di dimostrare gli scenari di guasto esatti.
