5 טיפים לניהול מדיניות ביטול סיורים ב-2022
נמאס לכם להתמודד עם אי-הופעות, החזרים וביטולים? מדיניות הביטולים של הסיור שלכם עשויה להזדקק לשדרוג! הנה 5 סודות למפעילי סיורים...
Bibim Banez • 7 ביולי 2025 • 6 דקות קריאה
כמפעיל פעילויות סיור מקוונות, חשוב שיהיה מדיניות ברורה ותמציתית להחזרים וביטולים. לקוחות מבטלים בשל נסיבות בלתי צפויות והתנגשות עם דרישות חוקיות, אפילו בהתראה קצרה. הגבלות נסיעה, סגירת גבולות, עיכובי טיסות, שינויים במזג האוויר ותנאים אישיים עשויים לגרום לבקשות ביטול.
באמת, עוד סיבה ללחץ עבור בעל עסק העובד בתעשיית התיירות.
המדריך המקיף שלנו מציע את השיטות הטובות ביותר לניהול תהליך הביטול ובקשת החזרים עבור עסקי פעילויות סיור מקוונות בתעשיית התיירות. אנו גם משתפים טיפים מועילים כיצד ניתן למנוע ביטולים מלכתחילה.
קיום מדיניות ובנהלים מוצקים לביטולים יעניק ללקוחותיכם שקט נפשי ויגרום להם להיות יותר נוטים להזמין סיורים אצלכם. זה גם עוזר להגן על העסק שלכם מפני הפסדים פוטנציאליים עקב הזמנות שבוטלו.
מהי מדיניות ביטול טובה?
מדיניות ביטול טובה היא הוגנת הן ללקוחות והן לעסק.
מדיניות ביטול והחזרים היא סט של כללים שמכתיבים מתי וכיצד לקוחות יכולים לשנות את ההזמנות שלהם. תנאי הביטול צריכים להיות הוגנים הן ללקוח והן לעסק.
- נותן ללקוח זמן לשנות את ההזמנות שלו ללא קנס, תוך הגנה על העסק מביטולים של הרגע האחרון.
- מוצהר בבירור במהלך תהליך ההזמנה כך שהלקוח יהיה מודע למה לצפות.
- עקבי ללא קשר לסיבת השינוי, יוצר ביטחון לצרכן ומספק חוויה נהדרת.
ניהול מדיניות ביטול סיורים
ניהול ביטולים והחזרים יכול להיות נושא מסובך עבור חברת פעילויות. מצד אחד, אינך רוצה להפסיד הכנסות של החברה אם לקוח מבטל את ההזמנה שלו.
ובוודאי, אינך רוצה להכעיס לקוחות פוטנציאליים על ידי היותך נוקשה מדי בתהליך ובתנאי הביטול.
אז איך מוצאים את האיזון הנכון?
1. בדוק את מדיניות ההחזר והביטול שלך
כאשר סיור מבוטל, זה מועיל שיהיה לך פרק זמן שנותן לך מספיק זמן להבטיח הזמנה חדשה. אתם, מפעילי הסיורים, יכולים להציע ביטולים חינם עד 24 שעות, 48 שעות או 72 שעות לאחר תאריך היציאה.
לחלופין, אתם יכולים להציע ביטול חינם עד 24 שעות לאחר ההזמנה, או עד 7 ימים לפני מועד היציאה.
באיזו אפשרות שתבחרו, ודאו שאתם נותנים לעצמכם מספיק זמן למצוא הזמנה חדשה. אחרת, אתם עלולים להפסיד כסף אם תצטרכו לבטל ברגע האחרון.
מה צריך לכלול?
- כמה זמן צריך לאפשר ללקוחות לבטל? האם כדאי לגבות דמי ביטול או לא?
- איך אתם מתמודדים עם ביטולי לקוחות? באילו דרכים הם יכולים לתקשר איתכם? האם כדאי לטפל בזה באמצעות שיחות טלפון ודוא"ל ידניים או שניתן להשתמש בכלי אוטומציה ושירותים במקום?
- מה קורה כאשר לקוחות מבטלים את ההזמנות שלהם? איך תגיבו? האם תוכלו ליצור אסטרטגיית שיווק למילוי התאריכים הפנויים?
- או מה אם אתה צריך להיות זה שמבטל? איך תוכל לתת הודעה?
למה חשוב שתהיה מדיניות ברורה להחזרים וביטולים?
איך שאתה מתמודד עם החזרים וביטולים משפיע באופן משמעותי על הרושם של הלקוח שלך.
בנוסף, מדיניות פשוטה, ברורה ועקבית מגנה עליך מכל אחריות וחוסכת לך זמן ומשאבים בנסיבות מאתגרות.
במהלך ביצוע הזמנה, על הלקוחות להסכים למדיניות כדי להמשיך. אם מישהו צריך לשנות או לבטל נסיעה שהוזמנה, זה יעזור לך לכסות את העמלות שלך עבור אי-הופעה (או שאתה צריך).
הנה דוגמה למדיניות ברורה של ביטול והחזר כספי למפעילי סיורים: שימו לב: יש לכם 7 ימים לבטל את ההזמנה ולקבל החזר מלא של הכספים ששולמו. אם תבטלו בתוך שבוע ועד 24 שעות לפני תאריך היציאה, תחויבו בפיקדון. אם תבטלו בתוך 24 שעות או לא תופיעו, תחויבו ב-100% מהמחיר. אם הטיול מבוטל בגלל מזג אוויר גרוע או תקלה, נחזיר את ההזמנה שלכם.
ודאו ליידע את הלקוחות על הצעדים שעליהם לנקוט כדי לבטל הזמנה. כולל פרטי הקשר שלהם, כמו מספרי טלפון וכתובות דוא"ל.
2. ניהול דמי ביטול
מחיר גבוה יותר = יותר גמישות
מפעילים בתעשיית הסיורים והפעילויות, כמו בתעשיית המלונאות, קובעים דמי ביטול שאינם ניתנים להחזר עבור סיורים בקבוצות קטנות והזמנות זולות יותר, תוך מתן החזרים מלאים על טיולים יקרים יותר. לדוגמה, טיולים עם ביטוח נסיעות.
ככל שהמחיר גבוה יותר, כך הם מציעים יותר גמישות.
הציעו חלופות להחזר מלא
במקום לאפשר ביטולים, למה לא להציע לתזמן מחדש או להזמין מחדש? כך תוכלו להבטיח שלא לאבד הכנסות ולקוחות.
מצד שני, ישנם ספקי פעילויות שגובים תשלום הוגן על ביטול סיור שהוזמן במקום להחזיר את כל הסכום. בחירה בשיטה זו עוזרת לכם להחזיר ולהגן על עלויות הזמן והמשאבים שהושקעו בתהליך ההזמנה.
הזמן עכשיו, שלם אחר כך
במקרה שאתם מציעים 'הזמן עכשיו, שלם אחר כך', ויש לכם פיקדון שאינו ניתן להחזרה עבור הסיור. זה אמור להספיק כדי לכסות את עלות הזמן והמאמץ שלכם.
3. סקירת מדיניות ביטול עם צדדים שלישיים
רוב חברות הטיולים עובדות בשיתוף פעולה הדוק עם ספקים צד שלישי ועם עסקים מקומיים עבור שירותי חוויית הטיול שלהן. אם אתם עושים זאת, ודאו להתחבר היטב איתם כדי לקבוע פתרונות שיתאימו לשני הצדדים.
עבודה עם OTAs
רוב ה-OTAs מציעים החזר מלא עבור ביטולים שנעשו 24 שעות לפני הטיול. ודאו שזה תואם למדיניות הביטול של החברה שלכם, כפי שמוצג באתר שלכם. כך תוכלו לשמור על עקביות בכל ערוצי המכירה שלכם.
עבודה עם ספקים
סקור את המדיניות להחזרים וביטולים שיש לך עם ספקים צד שלישי.
לדוגמה, עבודה עם Stripe כשער תשלום, Stripe גובה עמלות ביטול אך זה תלוי במידה רבה בחוזה שלך איתם.
זה אותו דבר עבור מערכות ההזמנה שלך. חלקן עדיין יגבו ממך עמלות כאשר תחזיר כסף ללקוח.
שוחח עם הספקים שלך כדי לפתח מדיניות ביטול סיור הוגנת וסבירה.
האם תוכל אולי לתקשר וליצור קשר איתם ולבקש גמישות?
ככל שהתקשורת שלך טובה יותר, כך תוכל להפוך את מדיניות הביטול שלך למפורטת יותר, וכך יש לך יותר שליטה על ההזמנות שלך.
4. הפחתת ביטולים והחזרים
יש לך שלוש דרכים אפשריות להמליץ למטיילים על מוצרים ושירותים כדי להימנע מביטול עסקאות:
- המרת כרטיס לשובר (בתוקף ל-1-2 שנים)
- הנחות או מבצעים
- תאריכים מחדש
- העברת הזמנה
הפחת ביטולי סיורים והחזרים על ידי מתן אפשרויות מרובות ללקוחות.
תכונת הקישור הקסום של TicketingHub מאפשרת לאורחים לנהל ולגשת להזמנות, החזרים וביטולים עם זמינות בזמן אמת. לאורחים יש אפשרות לשנות את ההזמנה לשובר, לתזמן מחדש את זמן האיסוף או להעביר למישהו אחר לפני הביטול.
בדרך זו, אתה מבטיח כל נסיעה ולא מאבד הזמנות, תוך כדי שאתה מפחית עבודה אדמיניסטרטיבית בצד האחורי.
5. התמקדות בלקוחות קיימים
התמקדו במתן שירות מיטבי ללקוחות קיימים.
נמצא כי טיולים או אירועים בעלות נמוכה הם לעיתים קרובות בעלי הביטולים הרבים ביותר. אורחים עשויים להחליט בקלות לוותר עליהם מכיוון שלא השקיעו הרבה בהזמנה.
כדי לספק ולהעניק לאורחים את הערך הטוב ביותר, הימנעו מהורדת המחירים כדי למשוך יותר הזמנות. במקום זאת, הפכו זאת להזדמנות ליצור חוויית נסיעה יוצאת דופן שתעלה על ציפיותיהם.
אולי כדאי לשקול, האם תוכלו לשלב שירותים ולהציע חוויה ייחודית?
הראו לאורחים שלכם מדוע עליהם לבחור בסיור שלכם על פני המתחרים באזור. מתן שירות יוצא דופן וערך מוסף מפחיתים ביטולים. כך הם יחזרו וימליצו על השירותים שלכם לאחרים.
פתרון ההזמנות האולטימטיבי עבורך
לקוחות מרוצים אוהבים את ההבדל של TicketingHub
האם אתה מחפש פתרון כרטיסים אחראי שהוא מהיר, קל לשימוש ומציע אינטגרציות ברמה עולמית? אל תחפש רחוק יותר מתוכנת TicketingHub. אנו מוצאים פתרונות עם התוכנה שלנו. בעזרתה, תוכל להגדיר את החשבון שלך במהירות ובקלות, ללא עמלות חודשיות או עמלות התחלה.
- אינטגרציה פשוטה ומהירה.
- שירות ותמיכה ללקוחות ברמה גבוהה
- כלי אוטומציה (מפחיתים עבודה אחורית)
- ווידג'ט הזמנות קל משקל
אפשר עיבוד קל של תנאי תשלום וביצוע שינויים במסלולים או בזמני הגעה/עזיבה. נהל סיורים מותאמים אישית, סוכנים וצוות במקום אחד. בנוסף, תוכל להודיע למטיילים מראש וליישם מחירים דינמיים. אז למה אתה מחכה? הירשם היום!
