5 tips til, hvordan du håndterer afbestillingspolitik for ture i 2022
Træt af at håndtere udeblivelser, refusioner og aflysninger? Din afbestillingspolitik for ture kan have brug for et løft! Her er 5 hemmeligheder for tur op...
Bibim Banez • 7. juli 2025 • 6min læsning
Som en online turaktivitetsoperatør er det afgørende at have en klar og præcis politik for refusioner og aflysninger på plads. Kunder aflyser på grund af uforudsete omstændigheder og konflikt med juridiske krav, selv med kort varsel. Rejserestriktioner, grænselukninger, flyforsinkelser, vejrændringer og personlige forhold kan forårsage aflysningsanmodninger.
Virkelig, en anden årsag til stress for en virksomhedsejer, der arbejder i turistbranchen.
Vores omfattende guide tilbyder de bedste praksisser om, hvordan man håndterer aflysningsprocessen og anmoder om refusioner for din online turaktivitetsvirksomhed i turistbranchen. Vi deler også nyttige tips om, hvordan du kan forhindre aflysninger i første omgang.
At have en solid aflysningspolitik og procedure på plads vil give dine kunder ro i sindet og gøre dem mere tilbøjelige til at booke ture hos dig. Det hjælper også med at beskytte din virksomhed mod eventuelle tab på grund af aflyste reservationer.
Hvad er en god afbestillingspolitik?
En god afbestillingspolitik er både fair for kunderne og virksomheden.
En politik for afbestilling og refusioner er et sæt regler, der dikterer hvornår og hvordan kunder kan ændre deres reservationer. Afbestillingsbetingelserne bør være fair for både kunden og virksomheden.
- Giver kunden tid til at ændre deres reservationer uden at pådrage sig en straf, samtidig med at beskytte virksomheden mod aflysninger i sidste øjeblik.
- Klart angivet under bookingprocessen, så kunden er klar over, hvad der kan forventes.
- Konsistent uanset årsagen til ændringen, hvilket skaber forbrugertillid og giver en god oplevelse.
Administrer afbestillingspolitik for ture
Afbestillinger og refusionshåndtering kan være vanskelige emner for et aktivitetsfirma. På den ene side vil du ikke gå glip af virksomhedens indtægter, hvis en kunde aflyser deres booking.
Og selvfølgelig vil du ikke gøre potentielle kunder vrede ved at være for stiv i afbestillingsprocessen og vilkårene.
Så hvordan finder du den rette balance?
1. Undersøg dine Refusions- og Afbestillingspolitikker
Når en tur aflyses, er det nyttigt at have en tidsramme, der giver dig nok tid til at sikre en ny booking. I, turoperatører, kunne tilbyde gratis afbestillinger op til 24 timer, 48 timer eller 72 timer efter afrejsedatoen.
Alternativt kan du tilbyde gratis afbestilling op til 24 timer efter bookingen, eller op til 7 dage før afrejsetidspunktet.
Uanset hvilken mulighed du vælger, skal du sørge for at give dig selv nok tid til at finde en ny booking. Ellers kan du ende med at miste penge, hvis du er nødt til at aflyse i sidste øjeblik.
Hvad skal inkluderes?
- Hvor længe skal kunder have lov til at annullere? Skal du opkræve et afbestillingsgebyr eller ej?
- Hvordan håndterer du kundernes aflysninger? På hvilke måder kan de kommunikere med dig? Skal du håndtere det med manuelle telefonopkald og e-mails, eller kan du bruge automatiseringsværktøjer og -tjenester i stedet?
- Hvad sker der, når kunder annullerer deres reservationer? Hvordan vil du reagere? Kan du skabe en markedsføringsstrategi for at udfylde de tomme datoer?
- Eller hvad hvis du skulle være den, der skulle aflyse? Hvordan kan du give en besked?
Hvorfor er det vigtigt at have en klar politik for refusioner og aflysninger?
Hvordan du håndterer refusioner og aflysninger har en betydelig indflydelse på din kundes indtryk.
Desuden beskytter en simpel, klar og konsekvent politik dig mod ethvert ansvar og sparer dig tid og ressourcer i vanskelige situationer.
Under reservationen skal kunderne acceptere politikken for at fortsætte. Hvis nogen skal ændre eller annullere en booket rejse, vil dette hjælpe dig med at dække dine gebyrer for udeblivelser (eller du skal).
Her er et eksempel på en klar annullerings- og refusionspolitik for rejsearrangører: Bemærk venligst: Du har 7 dage til at annullere din reservation og få en fuld refusion af de betalte penge. Hvis du annullerer inden for en uge og op til 24 timer før afrejsedatoen, vil du blive opkrævet depositummet. Hvis du annullerer inden for 24 timer eller udebliver, vil du blive opkrævet 100% af prisen. Hvis rejsen annulleres på grund af dårligt vejr eller en nedbrud, refunderer vi din booking.
Sørg for at informere kunderne om de trin, de skal tage for at annullere en booking. Inkluder deres kontaktoplysninger, såsom telefonnumre og e-mailadresser.
2. Annulleringsgebyr Management
Højere Pris = Mere Fleksibilitet
Operatører i tur- og aktivitetsindustrien, ligesom i hotelindustrien, fastsætter et ikke-refunderbart gebyr for små gruppeture og billigere bookinger, mens de tillader fulde refusioner på dyrere rejser. For eksempel rejser med rejseforsikring.
Jo højere prisen er, desto mere fleksibilitet tilbyder de.
Tilbyd Alternativer for Fuld Refusion
I stedet for at tillade aflyste bookinger, hvorfor ikke tilbyde at omlægge eller genbooke? På denne måde kan du sikre dig ikke at miste indtægter og kunder.
På den anden side opkræver nogle aktivitetsudbydere også et rimeligt gebyr for at aflyse en booket tur i stedet for at udstede en fuld refusion. At vælge denne metode hjælper dig med at genvinde og beskytte omkostningerne ved den tid og de ressourcer, der er brugt på bookingprocessen.
Book nu, betal senere
Hvis du tilbyder en 'book nu, betal senere', og har et ikke-refunderbart depositum for turen. Dette bør være nok til at dække omkostningerne ved din tid og indsats.
3. Gennemgå afbestillingspolitikker med tredjeparter
De fleste turselskaber arbejder tæt sammen med tredjepartsleverandører og lokale virksomheder for deres turoplevelsestjenester. Hvis du gør det, skal du sørge for at have en god forbindelse med dem for at finde løsninger, der fungerer for begge parter.
Samarbejde med OTA'er
De fleste OTA'er tilbyder fuld refusion for afbestillinger foretaget 24 timer før turen. Sørg for, at dette stemmer overens med din virksomheds afbestillingspolitikker, som vist på din hjemmeside. Så du kan opretholde konsistens på tværs af alle dine salgskanaler.
Arbejde med leverandører
Gennemgå politikken for refusioner og aflysninger, du har med tredjepartsleverandører.
For eksempel, når du arbejder med Stripe som en betalingsgateway, opkræver Stripe afbestillingsgebyrer, men det afhænger i høj grad af din kontrakt med dem.
Det samme gælder for dine reservationssystemer. Nogle vil stadig opkræve gebyrer, når du refunderer en kunde.
Tal med dine leverandører for at udvikle en fair og rimelig aflysningspolitik for ture.
Kan du måske kommunikere og kontakte dem og anmode om fleksibilitet?
Jo bedre din kommunikation er, jo mere specifik kan du gøre dine aflysningspolitikker, og jo mere kontrol har du over dine bookinger.
4. Reducer aflysninger og refunderinger
Du har tre mulige måder at anbefale rejsende produkter og tjenester for at undgå at annullere transaktioner:
- Ændre billet til en voucher (gyldig i 1-2 år)
- Rabatter eller tilbud
- Ændring af datoer
- Overfør en booking
Reducer turaflysninger og refunderinger ved at give kunderne flere muligheder.
TicketingHubs Magic Link-funktion giver gæster mulighed for at administrere og få adgang til deres bookinger, refusioner og aflysninger med live tilgængelighed. Gæster har mulighed for at ændre deres booking til en voucher, omlægge afhentningstidspunktet eller overføre til en anden før aflysning.
På denne måde sikrer du hver tur og mister ikke bookinger, mens du mindsker administrativt arbejde i backend.
5. Fokus på eksisterende kunder
Fokuser på at give eksisterende kunder optimal service.
Det er konstateret, at lavprisrejser eller -begivenheder ofte har de fleste aflyste bookinger. Gæsterne kan nemt beslutte at lade det gå, da de ikke brugte meget på bookingen.
For at give og levere gæsterne den bedste værdi, undgå at sænke dine priser for at tiltrække flere bookinger. Gør det i stedet til en mulighed for at skabe en enestående rejseoplevelse, der vil overgå deres forventninger.
Overvej måske, kan du kombinere tjenester og tilbyde en unik oplevelse?
Vis dine gæster, hvorfor de skal vælge din tur frem for konkurrenterne i området. At levere enestående service og værdi reducerer aflysninger. Så vil de vende tilbage og foreslå dine tjenester til andre.
Den ultimative bookingsløsning for dig
Glade kunder elsker forskellen med TicketingHub
Leder du efter en ansvarlig billetløsning, der er hurtig, nem at bruge og tilbyder integrationer i verdensklasse? Se ikke længere end TicketingHub software. Vi finder løsninger med vores software. Med det kan du hurtigt og nemt oprette din konto uden månedlige eller onboarding-gebyrer.
- Enkel og hurtig integration.
- Førsteklasses kundeservice og support
- Automatiseringsværktøjer (mindre backend-arbejde)
- Letvægts booking-widget
Muliggør nem behandling af betalingsbetingelser og foretag ændringer i rejseplaner eller ankomst-/afgangstider. Administrer skræddersyede ture, agenter og personale ét sted. Derudover kan du informere rejsende på forhånd og implementere dynamiske priser. Så hvad venter du på? Tilmeld dig i dag!
