Hogyan működtessünk túraszervezést: Foglalások, készlet és KPI-k

Egy túraszervezés jól működtetése négy feladatra vezethető vissza: olyan túrák tervezése, amelyeket az emberek meg akarnak vásárolni, a rendelkezésre állás és a logisztika ellenőrzése, a megtalálhatóság és a foglalás biztosítása, valamint a számok ismerete. A legtöbb szervező ezek közül egy vagy kettőben erős, a többit pedig improvizálja. Ez az útmutató végigvezeti az egész folyamatot — csomagolás, készlet, foglalások, vendégkommunikáció, árazás, KPI-k és marketing — abban a sorrendben, ahogyan valójában használni fogja.

A négy rendszer, amelyen minden túraszervezés alapul

Akár egy gyalogtúrát, akár egy hajóflottát üzemeltet, ugyanaz a négy rendszer áll az üzlet mögött:

• Erőforrások. Útmutatók, járművek, felszerelések és helyszínek, amelyeket általában több termék között osztanak meg. Egy útmutató dupla foglalása ugyanolyan károkat okoz, mint egy ügyfél dupla foglalása.
• Terjesztés. Saját weboldal és viszonteladók, valamint OTA-k. Minden csatornának látnia kell az élő elérhetőséget — lásd útmutatónkat a OTA csatornakezelőkről.
• Foglalások és fizetések. Egyetlen igazságforrás arról, hogy ki jön, mit fizetett, és mi van még hátra. A táblázatok nem skálázódnak, amikor először szerkeszti őket egyszerre két ember.
• Emberek. Útmutató ütemtervek, napi manifesztek, és gyors mód a személyzet elérésére, amikor az időjárás megváltoztatja a tervet.

Az útmutató többi része a négy rendszer gyakorlati alkalmazása. A közös szál: bármit, amit kétszer csinálsz, automatizálni vagy sablonozni kell.

Csomagtúrák, amelyeket az emberek valóban megvásárolnak

Egy csomag egy döntés, amelyet az ügyfél helyett hoznak meg: mit fognak látni, mennyi ideig tart, és mi van benne. Azok a formátumok, amelyek következetesen eladnak:

• Témájú túrák. Ételek, szellemek, utcai művészet, kézműves sör — egy téma okot ad az utazóknak, hogy téged válasszanak az általános városi túra helyett.
• Úticél-központú csomagok. Minden, amit érdemes megtenni egy helyen, összecsomagolva: a fő látványosság és a körülötte lévő élmények.
• Testreszabható és privát túrák. Magasabb ár, magasabb haszonkulcs, és egyre inkább ez az, amit az utazók elvárnak — a személyre szabás a foglalási szokások legerősebb változása az elmúlt néhány évben.
• Csoportos indulások. Fix dátumok, megosztott költségek, és az idegenvezető napjának legteljesebb kihasználása.
• Szezonális és eseményalapú túrák. Fesztiválok, szüretek vagy ünnepek köré építve; a ritkaság önmagában elvégzi a marketinget.
• Mikrokalandok. Rövid, helyi, alacsony költségű élmények — egy napfelkelte túra, egy félnapos kajakozás. Kitöltik a hétközi kapacitást, elérik a helyieket és a turistákat is, és olcsó első vásárlást jelentenek, amelyet nagyobb túrákra lehet eladni.

Bármilyen is a formátum, a kiemelkedő csomagok ugyanazokat az alapokat osztják meg: egy konkrét utazóra céloznak, nem pedig mindenkire, azzal kezdik, amit csak te kínálsz — az idegenvezetőd története, a hozzáférés, amit mások nem kapnak meg — és pontosan leírják, mi van benne, így az érték nyilvánvaló, mielőtt az ár az lenne.

Kezeld a készletet úgy, mint a romlandó árut

Egy túraülés romlandó áru — abban a pillanatban, amikor a hajó elindul, egy eladatlan ülés semmit sem ér. A készletgazdálkodás az, ahogyan megakadályozod, hogy ez csendben megtörténjen, hétről hétre:

• Egy közös elérhetőségi készlet. A weboldalad, a recepciód és minden OTA ugyanabból az élő készletből kell, hogy értékesítsen. A csatornánkénti külön allokáció túlfoglaláshoz vagy üres helyekhez vezet.
• Valós idejű szinkronizálás. Amikor egy hely elkel bárhol, másodperceken belül mindenhol le kell zárulnia — ez a csatornakezelő feladata.
• Automatikus leállítások. A minimális értesítési határidőknek és kapacitáskorlátoknak maguktól kell érvényesülniük, nem pedig attól függniük, hogy valaki emlékszik-e egy indulás lezárására.
• Szándékos visszatartások. Tartson fenn néhány helyet a helyszíni vásárlóknak vagy privát frissítéseknek, ha ez a modellje — de mint egy egyszer beállított szabály, nem pedig napi manuális feladat.

Ez a legerősebb érv amellett, hogy megfelelő online foglalási rendszert használjunk a táblázatok helyett: a készlet hibái láthatatlanok, amíg drágává nem válnak.

Foglalások, fizetések és vendégkommunikáció

Amint valaki lefoglalja, a kommunikáció a termék részévé válik. Automatizálja a rutinszerű üzeneteket — azonnali visszaigazolás, emlékeztető a túra előtt a találkozási ponttal és a hozandó dolgokkal, értékelési kérés utána — és tartsa egy helyen minden vendégüzenetet, hogy bármelyik csapattag láthassa a történetet. Adjon a vendégeknek egy önkiszolgáló linket, hogy megváltoztathassák vagy újrafoglalhassák saját foglalásukat; minden átfoglalás, amit maguk intéznek, egy telefonhívás, amit a csapata nem kap meg.

A meg nem jelenések és késői lemondások csökkentése

A meg nem jelenések a legkönnyebben javítható szivárgás egy túravállalkozásban:

• Fogadjon el fizetést vagy előleget előre. A saját érdek a legnagyobb előrejelzője annak, hogy valaki megjelenik.
• Tegye láthatóvá a lemondási feltételeket a fizetésnél. A világos és határozott jobb, mint a szigorú és rejtett.
• Küldjön emlékeztetőket 48 és 24 órával előtte. A legtöbb nem megjelenés feledékenységből fakad, nem szándékból.
• Ajánljon újrafoglalást a visszatérítés előtt. Egy vendég, aki átteszi jövő keddre, bevétel marad — és az újrafoglalásnak egy kattintásnak kell lennie.

Ár a különbözetért, nem a szokásért

Számolja ki minden indulás költségét — útmutató idő, szállítás, díjak, saját órák — és állítsa be a minimumot fölé. Ezután az értékre állítsa be a maximumot, ne arra, amit az utca másik végén lévő üzemeltető kér: ugyanazon útvonal privát, tematikus és prémium változatai nagyon eltérő árakat hordozhatnak. Változtassa az árat a kereslettel, ahol van értelme — csúcs hétvégék fel, csendes keddek kedvezménnyel — használva a dinamikus árazást. És amikor az eladások lassúak, csomagoljon, mielőtt kedvezményt adna: egy túra plusz egy kiegészítő csomagárban védi az árlistáját.

A KPI-k, amelyek megmondják az igazságot

Nincs szüksége harminc mutatóra. Hat, hetente áttekintve, szinte mindent elmond:

• Kapacitáskihasználtság. Az eladott helyek aránya a felkínált helyekhez képest. Az alacsony kihasználtság gyakran ütemezési probléma, nem marketing probléma — lehet, hogy túl sok indulást üzemeltet.
• Átlagos foglalási érték. Növekszik a kiegészítők, frissítések és csoportméretek révén — általában olcsóbb növelni, mint új ügyfeleket találni.
• Ügyfélszerzési költség. Mennyibe kerül egy foglalás csatornánként. Az OTA jutalékok és a hirdetési költségek ugyanabba a sorba tartoznak.
• Nem megjelenési és lemondási arány. Közvetlenül visszaszerezhető bevétel; figyelje, hogyan változik, amikor módosítja a letéti és emlékeztető politikát.
• Értékelési arány és minősítés. Az értékelések az üzlet összetett eszközei; az a sebesség, amellyel az elégedett vendégek hagyják őket, egy KPI, nem szerencse.
• Ismétlődő és ajánlási arány. A legolcsóbb foglalások, amelyeket valaha is kapni fogsz. Ha közel van a nullához, a vendégkommunikáció túl korán ér véget.

Húzza ezeket a foglalási rendszer jelentéseiből, ahelyett, hogy kézzel állítaná össze őket — egy szám, amelyet minden héten össze kell állítania, egy szám, amelyet abbahagyja nézni.

Kitűnni, amikor mindenki ugyanazt a várost árulja

A túrák versenye leginkább olyan dolgokon dől el, amelyek nem kerülnek sokba:

• Egy működő értékelő rendszer. Automatizált utólagos túrakérések, amelyek az elégedett vendégeket a Google és a TripAdvisor felé irányítják. Az értékelések az első szűrő, amit az utazók alkalmaznak.
• Személyre szabás. Kis csoportos lehetőségek, étkezési és mozgási igények kielégítése, szállodai transzfer — az utazók többet fizetnek az olyan túrákért, amelyek rájuk szabottak.
• Látható fenntarthatóság. Helyi beszállítók, kis csoportok, valódi közösségi kapcsolatok — egyszerűen megfogalmazva, nem zöldre mosva. Az utazók egyre nagyobb része szűr ezek alapján.
• Helyi partnerségek. Szállodák, turisztikai hivatalok és kiegészítő szolgáltatók ajánlják azokat a vendégeket, akiket hirdetésekkel nem érhet el. Kombinált ajánlatok mindkét oldalt emelik.
• Foglalási élmény, ami nem bosszantó. A legtöbb túrát telefonon foglalják; ha a fizetés több mint egy percet vesz igénybe, a versenytársait támogatja.

A weboldal ellenőrzőlista

Az Ön webhelyének egy feladata van: az érdeklődést foglalássá alakítani, mielőtt az utazó visszatérne egy OTA-hoz. A minimális elvárás:

• Gyors mobilon. Tesztelje saját fizetési folyamatát telefonon, mobil adathálózaton.
• Teljes túraoldalak. Időtartam, találkozási pont, tartalmak, akadálymentesség és lemondási feltételek minden túrán — a hiányzó részletek támogatási jegyeket és kétségeket okoznak.
• Foglaljon a saját oldalán. Egy foglalási widget a jutalékmentes eladást biztosítja, ahelyett, hogy egy viszonteladónak adná.
• Bizonyíték. Vélemények, valódi túrákról készült fotók, és válaszok a vendégek által ténylegesen feltett kérdésekre.

A stresszes részek — és hogyan tompítsuk őket

Az üzemeltetők következetesen ugyanazokat a stresszfaktorokat nevezik meg: a napi logisztika, a szezonális pénzforgalom, az időjárás és a válsághívások, valamint a versenyhelyzet. Egyik sem tűnik el, de mindegyik csökken ugyanazzal a lépéssel — vegye le az ismétlődő feladatokat a tányérjáról. Az automatizált foglalások, emlékeztetők, manifesztek és kifizetések nem szüntetik meg a reggel 6 órás időjárási döntést, de azt jelentik, hogy ez az egyetlen döntés, amit reggel 6-kor hoz. És építse be a csendes szezon tervét — karbantartás, partnerségek, jövő évi csomagok — a naptárba, ahelyett, hogy a telet meglepetésként kezelné.

Miért választják az üzemeltetők a TicketingHubot

A TicketingHub pontosan erre a körre épül: valós idejű készletmegosztás a weboldalán, értékesítési pontokon és OTA-kon keresztül; automatizált visszaigazolások, emlékeztetők és értékelési kérések; önkiszolgáló újrafoglalás varázslatos linkeken keresztül; és jelentések, amelyek a fent említett KPI-ket alapból lefedik. Az üzemeltetők mindent futtatnak rajta, a sétatúráktól a hajóflottákig — nézze meg a funkciókat, árakat és esettanulmányokat, vagy hozza el a legbonyolultabb túra beállítását egy bemutatóra.

Foglaljon demót →

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan csomagol egy túraszervező egy túrát?

Válasszon ki egy konkrét közönséget, csomagolja össze az alapélményt a körülötte lévő logisztikával — szállítás, jegyek, idegenvezető —, árazza be egy összegként, és részletezze a tartalmakat. A tematikus, privát, csoportos, szezonális és mikro-kaland formátumok mind ezt a mintát követik; a formátum csak azt határozza meg, hogy kinek szól.

Milyen KPI-kat kell először nyomon követnie egy túravállalkozásnak?

Kezdje a kapacitáskihasználtsággal és az átlagos foglalási értékkel — együtt megmutatják, hogy az ütemezés és az árképzés működik-e. Adja hozzá a meg nem jelenési arányt, amint elkezd előlegeket szedni, majd a csatornánkénti beszerzési költséget, amint marketingre vagy OTA-kra költ.

Hogyan csökkenthetem a meg nem jelenéseket a túráimon?

Vegyen előleget vagy teljes fizetést a foglaláskor, mutassa meg a lemondási feltételeket a fizetésnél, küldjön emlékeztetőket 48 és 24 órával előtte, és kínáljon egy kattintásos újrafoglalást, mielőtt visszatérítést ajánlana. Az előlegek és emlékeztetők önmagukban általában jelentősen csökkentik a meg nem jelenéseket.

Hogyan tarthatom szinkronban az elérhetőséget az OTA-k és a saját weboldalam között?

Használjon foglalási rendszert beépített csatornakezelővel: minden csatorna egy élő elérhetőségi készletből értékesít, és ha bárhol eladás történik, az mindenhol lezárja a helyet. A csatornánkénti manuális kiosztás az, ami miatt az üzemeltetők a főszezonban túlfoglalják magukat, az év többi részében pedig félig üresen maradnak.