Hogyan válasszunk túrafoglalási szoftvert: funkciók, költségek és intő jelek

A foglalási szoftvered dönti el, mennyit adsz el alvás közben, hány órát tölt a csapatod adminisztrációval, és mennyit tartasz meg minden jegyből. Ez az útmutató végigvezet az egész döntésen úgy, ahogy egy barátunknak tanácsolnánk, aki túravállalkozást vezet: mit kell meghatározni, mielőtt keresni kezdesz, mely funkciók számítanak igazán, hogyan hasonlítsd össze a szolgáltatókat, és hogyan ismerd fel, amikor a jelenlegi rendszered visszatart.

1. lépés: Határozd meg, mire van szükséged, mielőtt keresni kezdesz

A legtöbb rossz szoftverdöntés az első bemutató előtt történik. Három dolog, amit le kell szögezni:

• Vond be azokat, akik használni fogják. Az idegenvezetők bejelentkeznek, az iroda újraütemez, a tulajdonos jelentéseket olvas. Mindegyik más rendszert fog elutasítani — hallgasd meg őket vásárlás előtt, ne utána.
• Válaszd szét a szükségeseket a jó, ha van dolgoktól. Sorold fel azt az öt dolgot, ami nélkül a vállalkozásod nem működhet (pl. többnyelvű fizetés, OTA kapcsolatok, csoportos foglalások), és először ezek alapján ítélj meg minden szolgáltatót.
• Értsd meg a díjmodellt. A szolgáltatók havi előfizetéseket, jegyenkénti díjakat, az eladások százalékát vagy a vendégeidre áthárított díjakat számítanak fel — néha egyszerre többet is. Modellezd a teljes költséget a valós éves volumened alapján; a legolcsóbbnak tűnő lehetőség gyakran nem az.

2. lépés: Azok a funkciók, amelyek valóban számítanak

A funkcióoldalak mind ugyanúgy néznek ki. Ez a tíz képesség az, ami megjelenik a bevételedben és a munkaterhelésedben:

1. Egy gyors foglalási widget a saját webhelyén. Jutalékmentes közvetlen értékesítés, 24/7, mobilra optimalizálva — a foglalási widget az, ahol a legtöbb közvetlen bevétel keletkezik.
2. Egy készlet minden csatornán. Weboldal, telefon, személyes és OTA foglalásoknak ugyanabból az élő elérhetőségből kell meríteniük — a dupla foglalások az egycsillagos értékelések forrásai.
3. OTA csatornakezelés. Ha a Viatoron vagy a GetYourGuide-on értékesít, egy beépített csatornakezelő automatikusan szinkronban tartja ezeket a listákat.
4. Vendég önkiszolgálás. Az átfoglalásokat és lemondásokat a vendégek maguk intézik (a TicketingHub ezt varázslatos linknek nevezi), így a visszatérítési telefonálgatás egy kattintássá válik — és megmenti azokat a foglalásokat, amelyek egyébként lemondásra kerülnének.
5. Automatizált üzenetek. Foglalási visszaigazolások, utazási emlékeztetők, időjárás-frissítések és önmagukat küldő követések csökkentik a meg nem jelenéseket és az ügyfélszolgálati jegyeket egyszerre.
6. Elhagyott kosár visszaszerzése. Egy udvarias automatizált emlékeztető annak, aki majdnem foglalt, a legolcsóbb marketing, amit valaha is futtathatsz.
7. Véleménygyűjtő tölcsér. Automatizált túra utáni kérések, amelyek boldog vendégeket irányítanak a Google és a TripAdvisor felé, a legerősebb értékesítési eszközöddé válnak.
8. Többvalutás és többnyelvű fizetés. A nemzetközi vendégeknek saját nyelvükön és valutájukban kell foglalniuk anélkül, hogy gondolkodnának rajta.
9. Rugalmas árképzés. Dinamikus árképzés, promóciós kódok, csoportos árak és ajándékutalványok — a rendszerben modellezve, nem egy mellette lévő táblázatban.
10. Valós idejű jelentések. Termék, csatorna és dátum szerinti eladások egy pillantásra, így az árképzési és kapacitási döntések adatokból származnak, nem pedig megérzésekből.

3. lépés: Hasonlítsa össze a beszállítókat úgy, mint egy üzemeltető, nem pedig egy specifikációs lap

• Tesztelje a fizetési folyamatot saját maga, a telefonján. Foglaljon egy valódi túrát minden kiválasztott rendszeren. Ha több mint egy percet vesz igénybe, vagy ügyetlennek tűnik, a vendégei is így fogják érezni.
• Tesztelje a támogatást. Küldjön egy előzetes értékesítési kérdést szombaton este 7 órakor, és mérje az időt a válaszra. A támogatás minősége a legforgalmasabb hétvégéjén az igazi termék.
• Demózzon a valós forgatókönyveivel. Hozza el a legbonyolultabb eseteit — egy család átfoglalása a következő hétre, egy csoport előlegfizetése, egy utalvány beváltása — és nézze meg, hogyan kezelik őket elejétől a végéig.
• Ellenőrizze a személyzet használhatóságát. A rendszer, amelyet a csapata retteg használni, az a rendszer, amelyben adatbeviteli hibák lesznek. Hagyja, hogy az a személy vezesse a demót, aki naponta fogja használni.
• Keresse a rejtett díjakat. Beállítási díjak, fizetési feldolgozási felárak, a vendégeinek a kijelentkezéskor felszámított díjak — szerezze meg írásban az összesített számot a forgalmára vonatkozóan.

Öt jel, hogy ideje váltani

Már futtat egy rendszert (vagy egy halom eszközt, amely úgy tesz, mintha az lenne)? Ezek azok a jelek, amelyek azt mutatják, hogy többe kerül, mint amennyit megtakarít:

1. Táblázatok tartják össze a működését. Ha az elérhetőség egy eszközben van, a foglalások egy másikban, és a manifesztumok Excelben, akkor minden forgalmas nap egy adatbevitel verseny.
2. Külön fizet egy CRM-ért. A vendégtörténet, jegyzetek és kommunikáció a foglalási rendszerben kell, hogy legyenek; egy külső CRM megduplázza mind a költségeket, mind az adminisztrációt.
3. Több márka több előfizetést igényel. Két túramárka működtetése nem jelenthet két irányítópultot és két számlát.
4. Az e-mailjeid úgy néznek ki, mint mindenki másé. Ha a visszaigazolások és emlékeztetők nem hordozhatják a márkádat és szavaidat, akkor valaki más vendégkapcsolatát bérled.
5. Az árképzés bünteti a növekedést. Az egy főre jutó díjak és a növekvő százalékos szintek azt jelentik, hogy a szoftver számlád gyorsabban nő, mint a haszonkulcsod. A díjaknak a mennyiséget kellene jutalmazniuk, nem adóztatniuk.

A sikeres beállítás

Miután választottál, a tiszta beállítás különbséget jelent az indulás és a bukdácsolás között: gondosan konfiguráld a termékeket és az árakat (itt keletkeznek a vendégek felé irányuló hibák), csatlakoztasd a fizetési, könyvelési és marketing eszközöket az élesítés előtt, migráld a jövőbeli foglalásokat és a vendégtörténetet, és ellenőrizd az adatokat, majd képezd ki minden szerepkört kézzel — az irodai személyzetet az átfoglalásra és a visszatérítésekre, az idegenvezetőket a szkennelésre és a manifesztekre. Futtasd az új rendszert a régi mellett egy-két hétig, mielőtt átállnál. Egy jó szállító a legtöbbet veled együtt végzi el.

Hogyan néz ki a helyes választás a gyakorlatban

A Secret Food Tours egy városból 60+ városra bővült a TicketingHub segítségével. A Lions Water Adventure Park 400%-kal növelte a profitját a váltás után. Egyiptom hang- és fényjátékai évtizedes jegypénztárait online helyezték át. Minden esettanulmány mintája ugyanaz: kevesebb adminisztráció, több közvetlen értékesítés és olyan árképzés, amely nem bünteti a növekedést.

Ha összeállítasz egy listát, vegyél fel minket is: átlátható árképzés, ötcsillagos értékelésű támogatás és minden funkció ebben az útmutatóban. Foglalj egy bemutatót →

Gyakran ismételt kérdések

Miért ne használjunk csak egy általános ütemező eszközt?

Az általános ütemezők a találkozókat kezelik, nem a túrákat: nincs indulásonkénti kapacitás, nincs OTA kapcsolat, nincs utaslista, nincs többvalutás fizetés, nincs idegenvezetői hozzárendelés. Addig működnek, amíg el nem jön az első forgalmas szombat, aztán már nem.

Mennyire nehéz váltani a foglalási rendszerek között?

Könnyebb, mint a rossz úton maradni. Egy tipikus migráció néhány hétig tart: termékek és árak beállítása, widget az oldaladon, jövőbeli foglalások importálása, személyzet képzése, majd egy rövid párhuzamos futtatás. Kérd meg bármelyik szolgáltatót, hogy vezessen végig a pontos migrációs tervén — ha habozik, az piros zászló.

Mennyibe kell kerülnie a túrafoglalási szoftvernek?

Az őszinte válasz az, hogy annak az aránya, amit segít eladni — általában egy kis foglalási díj a közvetlen értékesítéseknél. Figyelj a halmozott költségekre: előfizetés plusz jegyenkénti díj plusz fizetési felár plusz vendégoldali díjak. Hasonlítsd össze a teljes költséget a valós volumenednél, ne a főcím árat.

Mi az a varázslink?

A TicketingHub vendég önkiszolgáló linkje: egy kattintás a visszaigazoló e-mailjükből lehetővé teszi a vendégek számára, hogy újraütemezzék, lemondják vagy frissítsék a foglalásukat, az Ön által beállított szabályok szerint. Ez megspórolja az újrafoglalás általában szükséges telefonhívásait — és megmenti azokat a foglalásokat, amelyek egyébként visszatérítéssé válnának.