Jak Airworks Worldwide zintegrowało rezerwacje balonów i parasailingu w jednym systemie online
Długoletni operator balonów i parasailingu na kilku rynkach. TicketingHub zastąpił rozproszony proces rezerwacji jednym systemem do płatności, potwierdzeń i operacji w dniu wydarzenia.
1
System for bookings, payments & on-site sales
20+
Years operating balloon experiences
UK
Base with multi-country operations
Airworks Worldwide promuje i prowadzi doświadczenia z lotami balonem na ogrzane powietrze oraz zajęcia z parasailingu. Z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem na rynku i działalnością poza Wielką Brytanią, potrzebują, aby rezerwacje były proste dla gości i niezawodne dla personelu — niezależnie od tego, czy ktoś rezerwuje krótki lot, czy dodaje sesje parasailingu do swojej podróży.
Problem: rezerwacje rozproszone po kanałach
Jak wielu operatorów wielo-aktywnościowych, Airworks żonglował zapytaniami i płatnościami w różnych kanałach. Cel był prosty: ułatwić podróżnym rezerwację i płatność online, zredukować wymianę informacji telefonicznych i zapewnić zespołowi jednolity widok na to, co zostało sprzedane każdego dnia i w każdej lokalizacji.
To żonglowanie ma realny koszt. Kiedy jeden gość rezerwuje przez telefon, inny przez e-mail, a trzeci przez stronę internetową, ktoś musi utrzymać całościowy obraz — a każdy ręczny krok to szansa na podwójną rezerwację, pominiętą płatność lub gościa przybywającego w niewłaściwy dzień. Dla operatora prowadzącego dwie bardzo różne aktywności w więcej niż jednej lokalizacji, administracja się mnoży: loty balonem i sesje parasailingu mają różne pojemności, różne harmonogramy i różne zespoły na miejscu, ale goście oczekują jednej spójnej obsługi rezerwacji.
Pogoda dodatkowo utrudnia sprawę. Loty balonem odbywają się tylko w spokojnych warunkach, zazwyczaj o świcie lub wczesnym wieczorem, a parasailing zależy od wiatru i wody w danym dniu. Oznacza to, że harmonogramy się zmieniają — a gdy tak się dzieje, każda dotknięta rezerwacja musi zostać odnaleziona, skontaktowana i ponownie zarezerwowana. Robienie tego z poziomu skrzynek odbiorczych i arkuszy kalkulacyjnych jest powolne i jest dokładnie tym rodzajem pracy, który pochłania dzień małego zespołu.
Co zmieniło się dzięki TicketingHub
TicketingHub teraz obsługuje rezerwacje online i płatności Airworks w jednym przepływie. Goście mogą dokonać rezerwacji w internecie, otrzymać potrzebne potwierdzenia i przypomnienia oraz pojawić się z jasnymi oczekiwaniami. Po stronie operacyjnej zespół spędza mniej czasu na uzgadnianiu przypadkowych próśb, a więcej na prowadzeniu bezpiecznych, dobrze zorganizowanych lotów i sesji parasailingu.
Zintegrowane opcje punktu sprzedaży oznaczają, że personel może sprzedawać lub dostosowywać rezerwacje na miejscu, gdy zmienia się pogoda lub pojemność, bez konieczności utrzymywania oddzielnego „cienia” systemu. Raportowanie daje wgląd w to, co się sprzedaje, co pomaga Airworks dostosować dostępność i harmonogramy zamiast zgadywać na podstawie arkuszy kalkulacyjnych.
Ważną zmianą jest to, że kalendarz rezerwacji stał się jedynym źródłem prawdy. Sprzedaż online, sprzedaż na miejscu i zmiany w dniu są w jednym miejscu, więc osoba planująca jutrzejsze loty patrzy na tę samą listę, co osoba odbierająca telefon. Potwierdzenia i przypomnienia są wysyłane automatycznie, co zmniejsza rutynowy ruch „czy moja rezerwacja jest potwierdzona?”, który wcześniej zapełniał skrzynkę odbiorczą.
Jak działają dzisiaj
Typowa rezerwacja teraz zaczyna się i kończy w sieci: gość wybiera datę i aktywność, płaci online i otrzymuje potwierdzenie z jasnymi instrukcjami. W miarę zbliżania się dnia, przypomnienia utrzymują plan świeży. Jeśli warunki się zmienią, zespół dostosowuje dostępność centralnie i pracuje z jednej dokładnej listy osób, które są dotknięte — zamiast rekonstruować ją z rozproszonych wiadomości.
Na miejscu ten sam system obsługuje klientów bez rezerwacji i zmiany. Personel może sprzedać sesję lub zmienić rezerwację na miejscu bez konieczności dwukrotnego zapisywania czegokolwiek. A ponieważ raporty pokazują, co faktycznie się sprzedaje według aktywności, dnia i lokalizacji, decyzje o otwarciu większej pojemności opierają się na liczbach już w systemie, a nie na przeczuciach.
Jak wygląda ich konfiguracja
- Rezerwacja online i płatności w jednym kroku — goście rezerwują loty balonem lub sesje parasailingu w sieci i płacą w tym samym kroku, więc nic nie czeka na telefon.
- Automatyczne potwierdzenia i przypomnienia — każdy gość otrzymuje jasne oczekiwania na dzień bez konieczności wysyłania wiadomości przez zespół ręcznie.
- Zintegrowany punkt sprzedaży — sprzedaż na miejscu i dostosowania do pogody są wprowadzane do tego samego systemu co rezerwacje internetowe, więc nie ma oddzielnej listy do uzgadniania.
- Raportowanie w różnych dniach i lokalizacjach — jeden widok tego, co się sprzedaje, używany do dostosowywania dostępności i harmonogramów zamiast zgadywania na podstawie arkuszy kalkulacyjnych.
Wnioski dla operatorów zależnych od pogody
Sytuacja Airworks jest powszechna dla każdego operatora, którego produkt zależy od warunków: loty balonem, parasailing, wycieczki łodzią i inne doświadczenia na świeżym powietrzu żyją z harmonogramami, które mogą się zmieniać w ciągu dnia. Lekcja z ich ustawienia to nie konkretna funkcja, ale zasada — utrzymuj każdą rezerwację, płatność i zmianę w jednym systemie, aby gdy pogoda wymusi przetasowanie, przetasowanie było aktualizacją, a nie dochodzeniem.
Dla Airworks rezultatem jest płynniejsza podróż gości i spokojniejsze zaplecze: mniej ręcznych kroków, jaśniejsza komunikacja i jedna platforma, która rozciąga się od pierwszego kliknięcia do startu.
