Wie Airworks Worldwide Ballon- und Parasailing-Buchungen in ein Online-System integrierte
Langjähriger Betreiber von Ballon- und Parasailing in mehreren Märkten. TicketingHub ersetzte einen fragmentierten Buchungsablauf durch ein System für Zahlungen, Bestätigungen und Tagesabläufe.
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System for bookings, payments & on-site sales
20+
Years operating balloon experiences
UK
Base with multi-country operations
Airworks Worldwide fördert und betreibt Heißluftballon-Erlebnisse und Parasailing-Aktivitäten. Mit mehr als zwanzig Jahren auf dem Markt und einer Präsenz über das Vereinigte Königreich hinaus müssen Buchungen für Gäste einfach und für das Personal zuverlässig bleiben – egal, ob jemand einen kurzen Flug reserviert oder Parasailing-Sitzungen zu seiner Reise hinzufügt.
Das Problem: Buchungen über verschiedene Kanäle verstreut
Wie viele Betreiber mit mehreren Aktivitäten jonglierte Airworks Anfragen und Zahlungen über verschiedene Kanäle. Das Ziel war einfach: Es Reisenden leicht machen, online zu buchen und zu bezahlen, den Hin-und-her-Verkehr am Telefon zu reduzieren und dem Team einen einheitlichen Überblick darüber zu geben, was für jeden Tag und Standort verkauft wurde.
Dieses Jonglieren hat einen echten Preis. Wenn ein Gast telefonisch bucht, ein anderer per E-Mail und ein dritter über die Website, muss jemand das Gesamtbild im Auge behalten – und jeder manuelle Schritt birgt die Gefahr einer Doppelbuchung, einer verpassten Zahlung oder eines Gastes, der am falschen Tag ankommt. Für einen Betreiber, der zwei sehr unterschiedliche Aktivitäten an mehr als einem Standort durchführt, vervielfacht sich der Verwaltungsaufwand: Ballonfahrten und Parasailing-Sitzungen haben unterschiedliche Kapazitäten, unterschiedliche Zeitpläne und unterschiedliche Teams vor Ort, aber die Gäste erwarten ein einheitliches Buchungserlebnis.
Das Wetter macht es noch schwieriger. Ballonfahrten finden nur bei ruhigen Bedingungen statt, typischerweise bei Sonnenaufgang oder am frühen Abend, und Parasailing hängt vom Wind und dem Wasser am Tag ab. Das bedeutet, dass sich Zeitpläne ändern – und wenn sie das tun, muss jede betroffene Buchung gefunden, kontaktiert und neu gebucht werden. Das aus Posteingängen und Tabellenkalkulationen zu tun, ist langsam und genau die Art von Arbeit, die den Tag eines kleinen Teams auffrisst.
Was sich mit TicketingHub geändert hat
TicketingHub betreibt jetzt die Online-Buchung und -Zahlungen von Airworks in einem Ablauf. Gäste können ihre Reservierung im Internet abschließen, die Bestätigungen und Erinnerungen erhalten, die sie benötigen, und mit klaren Erwartungen erscheinen. Auf der Betriebsseite verbringt das Team weniger Zeit mit der Abstimmung von Ad-hoc-Anfragen und mehr Zeit mit dem sicheren, gut organisierten Betrieb von Flügen und Parasailing-Sitzungen.
Integrierte Point-of-Sale-Optionen bedeuten, dass das Personal Buchungen vor Ort verkaufen oder anpassen kann, wenn sich das Wetter oder die Kapazität ändert, ohne ein separates „Schatten“-System zu pflegen. Berichte bieten Einblick in das, was verkauft wird, was Airworks hilft, Verfügbarkeit und Zeitpläne anzupassen, anstatt aus Tabellenkalkulationen zu raten.
Die wichtige Veränderung ist, dass der Buchungskalender zur einzigen Quelle der Wahrheit wurde. Online-Verkäufe, Vor-Ort-Verkäufe und Anpassungen am Tag selbst landen alle am selben Ort, sodass die Person, die die Flüge für morgen plant, dieselbe Liste sieht wie die Person, die ans Telefon geht. Bestätigungen und Erinnerungen werden automatisch versendet, was den routinemäßigen „Ist meine Buchung bestätigt?“-Verkehr reduziert, der früher das Postfach füllte.
Wie sie heute arbeiten
Eine typische Buchung beginnt und endet jetzt im Web: Der Gast wählt ein Datum und eine Aktivität aus, bezahlt online und erhält eine Bestätigung mit klaren Anweisungen. Wenn der Tag näher rückt, halten Erinnerungen den Plan frisch. Wenn sich die Bedingungen ändern, passt das Team die Verfügbarkeit zentral an und arbeitet mit einer genauen Liste der Betroffenen – anstatt sie aus verstreuten Nachrichten zu rekonstruieren.
Vor Ort bearbeitet dasselbe System spontane Besuche und Änderungen. Das Personal kann eine Sitzung verkaufen oder eine Buchung vor Ort ändern, ohne etwas doppelt aufschreiben zu müssen. Und da Berichte zeigen, was tatsächlich nach Aktivität, Tag und Ort verkauft wird, basieren Entscheidungen darüber, wo mehr Kapazität eröffnet werden soll, auf den bereits im System vorhandenen Zahlen und nicht auf Bauchgefühl.
Wie ihr Setup aussieht
- Online-Buchung und -Zahlung in einem Ablauf — Gäste reservieren Ballonfahrten oder Parasailing-Sitzungen im Web und bezahlen im selben Schritt, sodass nichts auf einen Anruf wartet.
- Automatisierte Bestätigungen und Erinnerungen — jeder Gast erhält klare Erwartungen für den Tag, ohne dass das Team Nachrichten von Hand senden muss.
- Integriertes Kassensystem — Vor-Ort-Verkäufe und Anpassungen bei Wetterbedingungen werden im selben System wie Webbuchungen erfasst, sodass es keine separate Liste zur Abstimmung gibt.
- Berichterstattung über Tage und Standorte hinweg — eine Ansicht dessen, was verkauft wird, um Verfügbarkeit und Zeitpläne anzupassen, anstatt aus Tabellenkalkulationen zu raten.
Die Erkenntnis für wetterabhängige Betreiber
Die Situation von Airworks ist typisch für jeden Betreiber, dessen Produkt von Bedingungen abhängt: Ballonfahrten, Parasailing, Bootsausflüge und andere Outdoor-Erlebnisse haben alle mit Zeitplänen zu tun, die sich am Tag ändern können. Die Lehre aus ihrem Setup ist keine spezifische Funktion, sondern ein Prinzip — jede Buchung, Zahlung und Änderung in einem System zu halten, damit, wenn das Wetter eine Umstellung erzwingt, die Umstellung ein Update und keine Untersuchung ist.
Für Airworks ist das Ergebnis eine reibungslosere Gästereise und ein ruhigeres Backoffice: weniger manuelle Schritte, klarere Kommunikation und eine Plattform, die sich vom ersten Klick bis zum Abheben erstreckt.
