Up and Under Adventures verdubbelt de verkoop met het boekingssysteem van TicketingHub

Up and Under Adventures organiseert klim-, abseil- en navigatiecursussen in het zuidwesten van Engeland. Eigendom van Rob, heeft het team zijn programma's in zes jaar opgebouwd en werkt nu samen met Mountain Training om gecertificeerde cursussen aan te bieden—terwijl de boekingservaring net zo belangrijk blijft als de tijd op de rots.

Het probleem: een boekingssysteem dat in de weg zat

Hun vorige boekingssysteem zat in de weg. “Het verkooppunt van het boekingssysteem was onhandig en niet gebruiksvriendelijk,” zegt Rob. “Het navigeren door het systeem als klant was erg complex.” De kalenderopstelling maakte het ook moeilijk om producten of sessies aan meerdere medewerkers tegelijk toe te wijzen, en de algehele flow zorgde voor verwarring bij gasten—dus begon het team op zoek te gaan naar iets eenvoudigers.

De overstap

TicketingHub verving die stapel met een boekingsstroom die gemakkelijker is voor klanten en personeel.

“Het kostte minder dan een dag om te integreren,” zegt Rob. “Het was veel gemakkelijker om vervolgens nieuwe producten te creëren, kortingscodes en coupons te maken en dat op een functionele manier in onze website te integreren.” Er was een korte leercurve, maar met de ondersteuning van TicketingHub bleef de overstap beheersbaar.

Rob heeft ook gebruik gemaakt van API's—bijvoorbeeld door Smart Waiver in communicatie te integreren, zodat klantgegevens op één plek blijven en er minder tijd verloren gaat aan administratie.

Sessie dagen, zonder giswerk

Aan de klantzijde loont de nieuwe stroom zich. "Negen van de tien keer komen klanten opdagen met hun ticket al in de hand," legt Rob uit. "Zodra we onze introducties hebben gedaan, kunnen we ze inscannen, hun namen op de lijst afvinken en direct aan de sessie en de cursus beginnen. We hoeven niet uit te zoeken wie er wel en niet aanwezig moet zijn—het is geweldig."

"Negen van de tien keer komen klanten opdagen met hun ticket al in de hand. Zodra we onze introducties hebben gedaan, kunnen we ze inscannen, hun namen op de lijst afvinken en direct aan de sessie en de cursus beginnen. We hoeven niet uit te zoeken wie er wel en niet aanwezig moet zijn—het is geweldig."
— Rob

Hoe hun setup eruitziet

De meeste boekingen komen rechtstreeks via de widget op de eigen website van Up and Under, maar de opzet is gegroeid om de stillere mechanica van het runnen van een outdoor-activiteitenbedrijf te dekken:

• Een OTA-kanaal naast direct. Het bedrijf is verbonden met Viator (TripAdvisor) via de kanaal-API van TicketingHub, zodat cursussen marktvraag kunnen oppikken zonder een aparte agenda te hoeven bijhouden.
• Cadeaubonnen en merchandise. Bonnen worden het hele jaar door verkocht—handig voor een seizoensgebonden outdoorbedrijf—en de rapportage behandelt ze als uitgestelde inkomsten totdat ze worden ingewisseld voor een sessie, zodat het dashboard de daadwerkelijk geleverde cursussen weergeeft, niet alleen het geïnde geld.
• Aanbetalingen voor groepsboekingen. Voor boekingen die niet volledig vooraf betaald hoeven te worden, maakt Rob een voorlopige boeking en stuurt hij een betalingsverzoek voor alleen de aanbetaling.
• Promoties wanneer het uitkomt. Kortingscodes en coupons behandelen seizoensaanbiedingen—een Valentijnspromotie bijvoorbeeld—zonder de basisprijzen aan te raken.
• Ontmoetingspunten die buiten logisch zijn. Cursussen beginnen bij parkeerplaatsen en startpunten van wandelroutes in plaats van een winkel, dus bevestigingsmails bevatten een Google Maps-link naar het exacte startpunt—zoals de parkeerplaats van West Woods voor de Introductie tot Navigatie cursus.

De seizoensgebonden vorm van het bedrijf—buitencursussen tijdens de warmere maanden, klimcentrumwerk in de winter—maakt die mix belangrijk. Vouchers zorgen ervoor dat de verkoop tussen seizoenen door blijft lopen, en omdat de rapportage onderscheid maakt tussen wat verkocht is en wat geleverd is, wordt een stille maand op de heuvel niet verward met de cijfers.

De ondersteuningsrelatie werkt op dezelfde manier. Toen het dashboard ooit een cijfer liet zien dat Rob niet verwachtte, herleidde de ondersteuning het tot een enkele verlopen voucherboeking en legde precies uit hoe de berekening werkte—een uitleg, niet alleen een oplossing.

Het resultaat

Over de omzet: "vergeleken met de eerste twee kwartalen van vorig jaar en de eerste twee kwartalen van dit jaar hebben we onze omzet bijna verdubbeld—wat gewoon verbijsterend is, en moge het lang zo doorgaan!"

Samenvattend wat voor hem belangrijk is, wijst Rob op eersteklas klantenservice, gebruiksgemak en betrouwbare software—"wat enorm belangrijk is. Je zult me op mijn woord moeten geloven."

Voor Up and Under Adventures is het resultaat duidelijker dan het oude systeem: snellere setup, minder fricties bij de deur en een boekingservaring die gelijke tred houdt met een groeiend cursusprogramma. Voor andere kleine outdoor operators—klimscholen, begeleide wandelingen, avonturencursussen—is de conclusie dat de voordelen zich opstapelen: tickets in de hand aan het begin van een sessie, vrijwaringsverklaringen afgehandeld voor aankomst, vouchers en aanbetalingen afgehandeld door hetzelfde systeem dat de kalender beheert, en een website-widget die de verkoop doet terwijl het team op de rots is.