Hoe Secret Food Tours opschaalde naar 120 steden met één boekingssysteem

Secret Food Tours is het grootste foodtourbedrijf ter wereld, met ervaringen in 60 steden. Opgericht door Oliver Mernick-Levene, staat het bedrijf bekend om meeslepende, buurtgerichte foodtours die zijn ontworpen voor reizigers die lokale smaak willen zonder een algemeen 'toeristenmenu'-gevoel.

Het probleem: één merk, tientallen markten

Voor TicketingHub betekende het runnen van wereldwijde operaties het vinden van reserveringstechnologie die kon werken in verschillende regio's, valuta's en commerciële modellen—niet een lappendeken van tools per stad.

Wereldwijde operaties: "We zijn wereldwijd - we zijn in 120 steden. We hadden reserveringstechnologie nodig die ons in staat zou stellen om in al die verschillende steden met verschillende valuta's te opereren," zegt Oliver.

Prijzen en tijdlijnen moesten per markt flexibel zijn: verschillende prijzen, verschillende tijdlijnen en een workflow die consistent bleef voor teams die internationaal tours lanceerden en uitvoerden.

In de praktijk roept elke lancering dezelfde operationele vragen op: hoe betalen gasten in de lokale valuta, hoe kan een nieuw stadsteam verkopen zonder wekenlange training, en hoe behoudt het hoofdkantoor een overzicht van de verkoop in elke markt? Een systeem dat dit voor de ene stad oplost maar niet voor de volgende, zou de administratie bij elke lancering vermenigvuldigen.

Ondersteuning was belangrijk: "Anderen zouden ons lange tijd laten hangen," zegt Oliver - trage ondersteuning van leveranciers breekt de voortgang wanneer je routes opent en partners traint.

“Er waren niet veel res-tech bedrijven die we konden zien die dat zouden doen,” voegt hij toe—totdat Secret Food Tours standaardiseerde op TicketingHub.

Wat veranderde met TicketingHub

TicketingHub werd de alles-in-één laag voor het lanceren van producten, het sneller openen van nieuwe steden, en het wereldwijd coherent houden van verkoopoperaties.

Gebruiksgemak: "Wat we het meest waarderen aan TicketingHub is het gebruiksgemak," merkt Oliver op—snelle installatie voor nieuwe producten en nieuwe steden.

Prijsstelling: "Het is de meest concurrerende prijs die er is."

Klantenservice: "De klantenservice is fantastisch. Elke keer dat we hulp nodig hebben, reageren ze direct op ons."

Schaalbaarheid over regio's: de flexibiliteit van het platform hielp teams om prijzen, talen en commerciële regels te integreren zonder elke keer dat een stad live gaat het wiel opnieuw uit te vinden.

Commercieel resultaat: "Door TicketingHub te gebruiken, hebben we meer verkopen kunnen genereren, wat ons op zijn beurt in staat heeft gesteld om veel sneller meer geld te verdienen," legt Oliver uit.

Het lanceren van een nieuwe stad is geen technologieproject meer. Nieuwe rondleidingen worden als producten in hetzelfde dashboard geconfigureerd — schema's, prijzen en valuta's worden per markt ingesteld — zodat het draaiboek dat in één stad is verfijnd, direct overgaat naar de volgende. En wanneer er tijdens een lanceringsweek een configuratievraag opkomt, gaat deze naar een ondersteuningsteam dat snel genoeg antwoordt om de livegang op schema te houden.

Hoe Secret Food Tours vandaag opereert

Tegenwoordig verkoopt het bedrijf via twee hoofdroutes tegelijk. Reizigers die een tour vinden op de eigen stadswebsites van het merk boeken via de ingebedde boekingswidget van TicketingHub en betalen in de lokale valuta. Daarnaast zijn er marktplaatsvermeldingen op OTA's zoals GetYourGuide en Viator die aansluiten op dezelfde beschikbaarheid — zodat een boeking vanuit elk kanaal op één plek terechtkomt en dezelfde stoelen nooit twee keer worden verkocht.

Achter de schermen beheert een centraal reserveringsteam de dagelijkse gang van zaken — wijzigingen, groepsaanvragen, verzoeken voor privétours — vanaf een enkel dashboard dat elke stad bestrijkt, in plaats van in te loggen op een ander hulpmiddel per markt. Het bedrijf haalt ook zijn boekingsgegevens via de TicketingHub API naar zijn eigen interne rapportage, zodat financiën en operaties werken met cijfers die worden bijgewerkt zonder handmatige exporten.

Niets van dit alles is nieuwe infrastructuur. De relatie gaat terug tot 2014, en het vroege draaiboek — boekingswidgets op stadswebsites, cadeaubonpromoties in het vakantieseizoen, marktplaatsverbindingen — is herkenbaar hetzelfde als dat van vandaag, opgeschaald over continenten.

Hoe hun opstelling eruitziet

• Boekingswidget ingebed op de eigen stadswebsites van het merk, verkopen in de lokale valuta van elke markt
• OTA-verbindingen — inclusief GetYourGuide en Viator — die gebruikmaken van dezelfde live beschikbaarheid als de website
• Eén dashboard voor een centraal reserveringsteam dat elke stad dekt
• API-toegang die boekingsgegevens invoert in de eigen interne rapportage van Secret Food Tours
• Cadeaubonnen en promotiecodes voor seizoenscampagnes

“Sinds we klant zijn, is er veel veranderd. We zijn al meer dan 10 jaar bij het systeem, en elke keer dat we het moesten gebruiken om op te schalen, meer tickets te verkopen of efficiënter te worden, was het de perfecte oplossing voor ons. We hebben naar andere systemen gekeken, maar dit is verreweg het meest economisch, en ik zou het aan iedereen aanbevelen, of ze nu klein, multi-stad of wereldwijd zijn zoals wij. We denken dat het zeker de beste res-tech is die er is!”
— Oliver Mernick-Levene, Secret Food Tours

De les voor multi-stad operators

Voor operators die een tweede — of een vijftigste — stad op het oog hebben, is de les minder over een enkele functie en meer over wat vermeden wordt: het opnieuw kiezen van een boekingssysteem per markt, het opnieuw trainen van personeel per tool, en het reconciliëren van verkopen over systemen die niet met elkaar communiceren.

Voor Secret Food Tours is de rode draad operationeel: één reserveringsstapel die multi-valuta, multi-stad uitrol en snelle ondersteuning ondersteunt—zodat groei wordt gelezen als het lanceren van steden, niet het bestrijden van software.