Als uw activiteiten enig risico inhouden — klimwanden, kajaks, tokkelbanen, escape rooms, boottochten — zijn ondertekende vrijwaringsformulieren onderdeel van het dagelijks leven. Op papier gedaan, zijn ze ook een van de traagste onderdelen ervan: klemborden bij het inchecken, onleesbaar handschrift en archiefkasten waarvan je hoopt dat je er nooit in hoeft te zoeken. De Smartwaiver-integratie verplaatst het hele proces online, zodat gasten tekenen voordat ze arriveren en uw team elke sessie op tijd kan beginnen.
Wat is Smartwaiver?
Smartwaiver is een digitaal vrijwaringsplatform. U bouwt een aangepaste, merkgebonden vrijwaring één keer, en deelnemers kunnen deze ondertekenen vanaf elke computer, tablet of mobiel apparaat — geen printen, geen scannen. Voor gasten die zonder ondertekening verschijnen, veranderen de gratis kiosk-apps van Smartwaiver voor iPad en Android elke tablet in een speciale vrijwaringsondertekeningsstation met één aanraking van het scherm.
Elke ondertekende vrijwaring en alle deelnemersinformatie wordt opgeslagen in de beveiligde online database van Smartwaiver, waar u binnen enkele seconden een specifieke vrijwaring kunt zoeken en vinden — een heel andere ervaring dan het doorzoeken van een doos papier wanneer er maanden later een vraag opkomt.
Waarom digitaal gaan met vrijwaringsverklaringen
- Snellere check-in: gasten komen aan met het papierwerk al gedaan, zodat sessies op tijd beginnen.
- Leesbare, complete dossiers: digitale formulieren zorgen voor verplichte velden — geen ontbrekende data of onleesbare namen.
- Directe opvraging: vind elke vrijwaring in seconden in plaats van te zoeken in archiefdozen.
- Een groeiende database: elke ondertekende verklaring voegt deelnemersinformatie toe die je kunt gebruiken om je publiek te begrijpen.
Hoe Smartwaiver werkt met TicketingHub
De integratie verbindt je Smartwaiver-account met TicketingHub via een API-sleutel en een webhook privésleutel, zodat de twee systemen met elkaar kunnen communiceren. De praktische flow is eenvoudig: een gast boekt via je TicketingHub-widget en hun boekingsbevestigingsmail bevat een link naar je verklaring met een kort verzoek zoals "Voor je boeking, neem even de tijd om deze verklaring te ondertekenen". De meeste gasten ondertekenen binnen enkele minuten na het boeken op hun telefoon.
Tegen de tijd dat de groep arriveert, is het papierwerk al gedaan. Inchecken wordt een snelle bevestiging in plaats van een rij met klemborden, en je personeel besteedt hun tijd aan de activiteit, niet aan administratie.
Er is ook een stiller voordeel: elke voltooide vrijwaring voegt toe aan je deelnemersdatabase. Na verloop van tijd helpt die data je te begrijpen wie je gasten zijn en betere beslissingen te nemen op het gebied van marketing en operaties.
Toepassingsgevallen
Avontuuroperators die vrijwaringen verzamelen vóór aankomst
Voor een kajaktocht of een touwenparcours, als je wacht tot de starttijd om handtekeningen te verzamelen, gaat dat ten koste van de sessie — vooral bij grote groepen. Met de vrijwaringslink in de bevestigingsmail arriveert een groep van twaalf met twaalf ondertekende vrijwaringen, en je gids kan de veiligheidsinstructie op tijd beginnen.
Inloop bij de receptie
Niet iedereen boekt van tevoren. Voor gasten die zonder reservering komen, wordt een tablet met de Smartwaiver-kioskapp een zelfbedieningsstation naast uw POS. Gasten tekenen op het scherm terwijl uw team de betaling verwerkt, en de vrijwaring wordt onmiddellijk opgeslagen en doorzoekbaar.
Groepen, families en schoolreizen
Minderjarigen hebben doorgaans een handtekening van een ouder of voogd nodig — wat een echt probleem is als de ouder niet ter plaatse is. Digitale vrijwaringen lossen dit eenvoudig op: de organisator stuurt de vrijwaringslink door, voogden tekenen van tevoren thuis, en niemand wordt aan de deur geweigerd vanwege ontbrekende papieren.
Hoe de integratie te activeren
- Stap 1 — verbind de accounts. Ga in je TicketingHub-dashboard naar Instellingen → Integraties, zoek het Smartwaiver-logo en klik op Activeren. Voer je Smartwaiver API-sleutel en je webhook privésleutel in (beide beschikbaar in je Smartwaiver Waiver Console), en klik vervolgens op Configuratie opslaan.
- Stap 2 — voeg de vrijwaringslink toe aan je e-mails. Ga naar Producten → E-mails, selecteer de Ticket Boekingsbevestiging E-mail, klik op Bekijken en vervolgens Bewerken, voeg je vrijwaringsverzoekbericht met de link toe, en sla je wijzigingen op.
Dat is alles — de integratie is volledig operationeel. Gasten die vanaf dat moment boeken, worden uitgenodigd om hun vrijwaring in te vullen voor aankomst.
